СЭД в России. Время мобильных решений

В России ситуация в системе электронного документооборота сложилась таким образом, что популярность мобильных решений сейчас уже перестала быть  данью «мобильной моде», но необходимостью, продиктованной временем и высокой конкуренцией на рынке. На сегодняшний день потенциал развития в этом сегменте поистине огромен. Сегодня практически все крупные игроки рынка СЭД уже выпускают мобильные приложения для своих систем. Однако первопроходцем в этом вопросе оказалась компания «Электронные офисные системы» (СЭД), первая выпустившая на рынок решение для работы на любых мобильных устройств. В результате компания ЭОС на сегодняшний день  смогла создать самый большой портфель приложения на рынке России для работы с СЭД/ ECM-системами «ДЕЛО», EOS for SharePoint и eDocLib , а также сформировать значительный экспертный опыт в области автоматизации работы с мобильных устройств, обеспечения безопасности данных и использования ЭП.

Работа приложений, выпущенных компанией ЭОС, направлена на возможность быстро получить всю необходимую информацию, предоставляя её в удобном виде, позволяя сотрудникам фокусироваться на проблемах и задачах, которые необходимо решить. На сегодняшний день ЭОС предлагает своим клиентам широкую линейку приложений, с помощью которых можно осуществлять полноценную работу в корпоративных информационных системах, при помощи мобильных устройств с ОС Windows, Android и iOS.

Для операционной системы iOS компании Apple ЭОС выпустила приложение iEOS, предназначенное для обеспечения взаимодействия пользователей с системами электронного документооборота при помощи планшета iPad. Возможности решения позволяют сотрудникам осуществлять практически любые действия с электронными документами: создавать текстовые и графические аннотации, получать и пересылать документы, контролировать исполнение поручений, выносить резолюции, выбирать исполнителей, рассматривать и подписывать документами, создавать инициативные поручения.

Отметим реализацию решения электронной подписи в приложении iEOS. Оно включает в себя ридер и Smart-карту (разработка компании «Алладин Р.Д.), на которой хранится криптографический ключ и сертификат. Таким образом, ЭЦП в iOS является усиленной квалифицированной подписью, то есть используется юридически значимая ЭП. Также комплект Smart-карты и ридера не привязан к версии iOS – его можно использовать на всех версиях iPad, а также может быть использован одновременно для полнофункциональной СЭД «ДЕЛО», EOS for SharePoint и eDocLib. Также Smart-карта имеет ряд других преимуществ. Например, её можно также использовать как электронный пропуск с визуальной идентификацией сотрудника и допуском в помещение, либо использовать для строгой аутентификации в корпоративной среде, либо Smart-карта может содержать в себе платёжное приложение, либо весь этот функционал одновременно. Всё зависит только от специфики компании. 

Однако компания Apple на сегодняшний день уже не является единственным производителем планшетов, одного из самых популярных мобильных типов устройств, используемых в работе.    Пользователи мобильных устройств на базе ОС Windows также могут воспользоваться решением компании ЭОС «АРМ Руководителя RT» (Windows 8) и «АРМ Руководитлея» (Windows 7, 8) , которые могут предоставлять доступ сотрудникам различного уровня к электронным документам и информации. Приложения включает в себя пять режимов работы: рассмотрение документов, согласование документов, подписание документов, создание инициативных поручений и работа с отчетами. Также в функционал «АРМ Руководителя» встроена возможность редактирования документов с помощью приложений Microsoft Office.

Безопасность в решениях «АРМ Руководителя» и «АРМ Руководителя RT» осуществляется при помощи специализированного решения ЭОС – системы криптографического обеспечения «КАРМА», которая позволяет работать практически с любыми видами криптопровайдеров.

Особую важность необходимости развития мобильных приложений отметили ещё на ежегодной конференции «Осенний документооборот 2013», состоявшейся в октябре прошлого года. В частности, представители компании отметили, что мобильные решения выводят на абсолютно новый уровень работу с электронной подписью и, соответственно, степень защищенности при работе с электронными документами. Юрий Назаров, заместитель генерального директора компании ЭОС, уточнил, что появление среди пользователей СЭД руководителей высшего звена влечет за собой и изменения в требованиях к контенту, содержащемуся в системе. Также этому сегменту пользователей очень важно иметь для работы мобильные решения. Особенно актуальной тема мобильных решений стала на прошедшей в мае конференции «Весенний документооборот» для партнеров компании, которых насчитывается около 260 в России и СНГ. В рамках мероприятия был организован круглый стол, в ходе которого участники обсудили вопрос развития мобильных приложений.

Если говорить о внедрениях мобильных приложений, то наиболее интересны следующие сценарии.  

Наверное, каждый из нас не раз задумывался о том, что намного приятнее работать на природе, чем сидеть в душном офисе. Особенно это касается лета, когда до отпуска ещё далеко, душа просит солнца и отдыха. Удивительно, но один из клиентов ЭОС, использующий СЭД «ДЕЛО», практически осуществил эту мечту миллионов. Этот заказчик является владельцем и управляющим небольшой фермы, которая расположена в Московской области.

Работа по производству мясопродуктов устроена так, что владелец практически каждый день объезжает свои владения, проверяя работу сотрудников. Раньше приходилось записывать все важные события в тетрадь или постоянно держать связь с помощницей, чтобы фиксировала все поручения. Сейчас же практически вся работа осуществляется владельцем при помощи мобильного приложения iEOS, с помощью которого владелец раздаёт поручения своим сотрудникам, следит за их своевременным выполнением и вовремя знакомится с отчётами.

А вот второй пример.

Не секрет, что представители государственных органов - люди публичные. Специфика их работы такова, что они много времени находятся вне офиса, на различных мероприятиях, конференциях, совещаниях. Именно в этом случае использование мобильных приложений позволяет руководителям не прерывать рабочий процесс. Типичный случай: глава администрации, выступив с речью на открытии конгресса, вынужден был сидеть до перерыва перед аудиторией в несколько сотен человек. И конечно, как это чаще всего и бывает после выступления, ему было задано ряд вопросов, но в этот раз для ответа на один из вопросов ему потребовалось получить больше информации о состоянии дел, прежде чем дать ответ.  Понятно, что в таком случае не идёт речи ни о каких звонках или переговорах, хотя необходимость ответить на данный вопрос, да и, кстати, необходимость продолжать рабочий процесс никуда не пропадала. В таких ситуациях приложение iEOS является незаменимым помощником для любого руководителя: решение позволяет работать с документами, согласовывать или давать поручения и следить за их исполнением. К тому же формирование своего имиджа успешного и прогрессивного руководителя сегодня не на последнем месте. В свою очередь, глава администрации предложил отложить этот вопрос на оставшееся время перед перерывом и перейти к выступлению следующего спикера. В это время он дал поручение своему помощнику, воспользовавшись приложением iEOS, в течение следующего часа срочно подготовить для него отчет о состоянии дел по заданному вопросу. Получив отчет от помощника и ознакомившись с ним, глава администрации смог не только ответить на заданный раннее ему вопрос, но и дать поручения соответствующим лицам о принятии мер по разрешению ситуации, выяснившейся после ознакомления с отчетом. Таким образом, перед перерывом он не только дал ответ на заданный ему ранее вопрос, но и обратил внимание аудитории на то, что меры по решению данного вопросы уже приняты.