Развитие мобильности в СЭД: рецепт совместной работы

Данная стратегия была воспринята партнерами ЭОС с оптимизмом: именно этим объясняется появление целого ряда решений на основе программного обеспечения ЭОС. Среди них – Delo Viewer, позволяющее контролировать исполнения поручений в реальном времени, повысить исполнительскую дисциплину сотрудников, автоматизированная система «Отчеты для СЭД «ДЕЛО», приложение «Мониторинг документов» и так далее.

При этом партнерские разработки ведутся, отталкиваясь от тех же трендов, на которые опирается и сам ЭОС. Так, ЭОС предлагает своим клиентам широкую линейку мобильных приложений, с помощью которых можно осуществлять полноценную работу в корпоративных информационных системах при помощи устройств с ОС Windows, Android и iOS. К примеру, приложение iEOS предназначено для обеспечения взаимодействия пользователей с системами электронного документооборота при помощи планшета iPad, в том числе – с применением ЭЦП. Решения «АРМ Руководителя RT» (для Windows 8) и «АРМ Руководителя» (для Windows 7 и 8) обеспечивают сотрудникам различного уровня доступ к электронным документам и внутренней информации компании или организации в пяти различных режимах работы: рассмотрение документов, согласование документов, подписание документов, создание инициативных поручений и работа с отчетами.

Партнеры ЭОС также заинтересованы в развитии мобильного направления. ЭОС совместно с компанией Flexis разработала приложение iSELF, с помощью которого можно реализовать все типовые сценарии обработки электронных документов так же просто и удобно, как и при обработке бумажных. Функционал приложения позволяет редактировать документы путем рукописного ввода и накладывать резолюции, в том числе графические и голосовые, а также выбирать типовые резолюции из списка.

Еще одно партнерское решение - мобильное приложение «Портфель руководителя», созданное ставропольской компанией «Бизнес ИТ». О том, что собой представляет решение и насколько оно востребовано в регионе, корреспонденту ИД «РПР-группа» рассказывает Антонина Шиянова, заместитель генерального директора по развитию компании «Бизнес ИТ».

- Расскажите, пожалуйста, о том, каков функционал разработанного Вашей компанией решения.

- Наше приложение называется «Портфель руководителя». Оно разработано для планшетов компании Apple и, соответственно, работает на ОС iOS. Основной функционал «Портфеля руководителя» создавался нами в соответствии с потребностями руководителей различного звена. В процессе разработки мы ставили перед собой достаточно сложную задачу: мы хотели максимально упростить работу топ-менеджеров и управленцев среднего звена, сделать такое приложение, чтобы оно не было перегружено излишним функционалом и дополнительными элементами управления. Мы считаем, что нам удалось добиться поставленной цели: решение «Портфель руководителя» очень похоже на обычную электронную почту, поэтому работа с ним не вызывает никаких затруднений с первого знакомства. Однако функционал от этого совершенно не пострадал: на текущий момент приложение интегрируется с системой «ДЕЛО», а значит, позволяет решать все важные для руководителя любого уровня задачи.

- «Портфель руководителя» - это коробочное решение? 

- Да, однако мы легко дорабатываем «Портфель руководителя» под конкретные нужды отдельных заказчиков. Самый крупный проект на сегодняшний момент у нас реализован в администрации Ростовской области, где приложением охвачено около 80 рабочих мест. В соответствии с потребностями нашего клиента мы внесли необходимые изменения. В результате «Портфелем руководителя» пользуются губернатор области и его заместители, а также все министры. О том, что проект успешен и приложение пришлось ко двору свидетельствует то, что уже к концу года мы должны расширить использование приложения до 150 рабочих мест, а в 2015 году в системе будет уже 500 рабочих мест. Отмечу, что на текущий момент в Ростовской области в электронном виде обрабатывается 100% документов на планшетах, и наше решение существенно облегчает этот процесс.

- Уточните, пожалуйста, какие изменения были внесены в «Портфель руководителя» для Ростовской области?

- Изначально приложение модифицировалось в соответствии с пожеланиями губернатора области. Мы должны были обеспечить работу полнофункциональной СЭД на мобильном устройстве с учетом привычной для губернатора работы с бумажными документами. Прежде всего был разработан отдельный интерфейс для Ростовской области. К примеру, на планшете визуализированы папки, привычные для губернатора, сохранены их цвет и названия. Кроме интерфейса был доработан функционал системы, который позволяет руководителям высшего и среднего звена обрабатывать 100% документов в электронном в виде как с помощником, так и без него.  

- Ростовская область сегодня полностью переведена на электронный документооборот?

Да, в регионе к системе электронного документооборота подключено уже около 7 тыс. рабочих мест. В СЭД работает администрация области, все муниципальные образования и ряд федеральных структур. Все руководители работают как на стационарных рабочих местах, так и с планшетов. При этом у крупных управленцев есть возможность работы через помощника. Отмечу, что в функционал нашего приложения входит возможность редактирования документов, так что руководители перед утверждением могут внести изменения. Подписанный документ автоматически рассылается всем исполнителям. Руководитель при помощи приложения может также следить за исполнением поручений и вносить коррективы, если такая необходимость появится.

- Насколько безопасна работа системы в Ростовской области?

Несмотря на то, что в регионе в системе работает огромное количество людей, все абсолютно прозрачно и безопасно. Все рабочие места объединены в большую сеть, некоторые ведомства имеют собственную подсеть, но и они также подключены к единой системе. Все документы без исключения подписываются электронной подписью, которая, в свою очередь, защищена криптографическим ключом, поэтому никаких ложных или поддельных документов на сегодняшний день в Ростовской области быть не может.

- Были ли какие-то трудности с  внедрением Портфеля Руководителя у тех сотрудников, которые работают с системой ежедневно?

Система электронного документооборота ДЕЛО в Ростовской области функционирует достаточно долго – несколько лет. Поэтому внедрение дополнительного мобильного решения на планшетных устройствах  не принесло особых затруднений пользователям. Конечно, процесс отладки решения под потребности руководителей Ростовской области занял продолжительное время, но в части пользования системой особых вопросов не возникло: интерфейс системы предельно прост.  .

- Приложение «Портфель руководителя» востребовано в других регионах?

Да, конечно, спрос на мобильные решения есть. Наша компания реализует проект совместно с дагестанскими партнерами ЭОС компанией Bevolex. В его рамках мы внедрили систему «ДЕЛО», а сейчас разворачивает приложение «Портфель руководителя» на 600 рабочих мест. На сегодняшний день в систему уже включены порядка 50 рабочих мест. Отмечу, что приложение, которое мы внедряли в Дагестане, также не является коробочным: существенные изменения претерпел внешний вид «Портфеля», а также значительно изменен функционал в соответствии с пожеланиями заказчика. Сейчас, конечно, в республике Дагестан работа в СЭД не является обязательной, но всё идёт к тому, что через несколько лет и этот регион будет полностью переведен на электронный документооборот.  

- На конференции «Весенний документооборот» компания ЭОС объявила о том, что не за горами выход полноценного приложения на ОС Android. Ваши клиенты проявляют интерес к данной платформе?

- Большая часть наших заказчиков заинтересована в выходе Android-приложений для работы с СЭД. Можно сказать, что ЭОС очень вовремя выпускает мобильное решение на ОС Android, так как сейчас всё больше руководителей отказывается от продуктов Apple и выбирает альтернативные гаджеты. То же касается и работников рангом пониже. Притом у них интерес к Android-устройствам был уже давно, поэтому я думаю, что работа с таким приложением будет комфортной и не вызовет затруднений у пользователей.

- На конференции также была озвучена новость касательно того, что ЭОС полностью прекращает поддержку ОС Windows XP. Коснётся ли это ваших заказчиков?

- Я думаю, что нет. Сегодня у большинства наших клиентов установлены современные операционные системы. Возможно, конечно, что в каких-нибудь муниципальных образованиях и стоит XP, но я думаю, что с изменением политики ЭОС местные ИТ-директора примут решение об обновлении ОС. Поэтому проблемы в прекращении поддержки Windows XP я не вижу.

- Как вы считаете, есть ли в вашем регионе какая-либо специфика при работе с клиентами?

Лично я не вижу особых отличий в нашем регионе. Однако мы очень тесно общаемся с партнёрами ЭОСа, особенно с ключевыми, поэтому знаем, что часть партнёров считает, что в нашем регионе, а это юг России, работать несколько сложнее. Возможно дело в местном менталитете и, соответственно, порой сложных переговорах. Часть партнёров считает, что у нас сложно внедрять СЭД потому, что в регионе есть «горячие точки». Но, повторюсь, я не вижу особой специфики в нашей работе. Возможно это связано с тем, что костяк персонала нашей компании вырос здесь, поэтому мы ко всему относимся спокойно, с холодной головой.

- Расскажите, пожалуйста, о ближайших планах вашей компании.

Для нас основная задача на будущее заключается в развития внедрения мобильных приложений в Ростовской области. Как я уже говорила, у нас есть четкий план по внедрению, и мы хотим его придерживаться и выполнить в срок. Также в Северной Осетии начался четвертый этап по внедрению СЭД. Мы участвуем в этом проекте: в нашу задачу входит подключение к системе 10 рабочих мест «Портфеля руководителя». Кроме этого «Портфель» внедряем в Карачаево-Черкесской Республике. И конечно же, мы бы хотели внедрять наше решение и в других регионах. Мы абсолютно мобильны и готовы работать с любым заказчиком, тем более, что мы уже обладаем достаточным опытом и готовы внедрять не только коробочные решения, но и измененные под клиента мобильные приложения. Уверена, что с компанией ЭОС нам будет проще выполнить все поставленные задачи.