Внедрение новой системы бюджетирования в «ФосАгро»

С помощью новой системы IBM Cognos TM1 на всех предприятиях Группы «ФосАгро» унифицированы и интенсифицированы процессы планирования и бюджетирования. Кроме того, компания решила задачи расчёта производственной себестоимости по всем продуктам и полуфабрикатам. Система, разработанная консультантами Columbus, заменила функционально устаревшее решение на основе Oracle Financial Analyzer.

«Помимо ряда функциональных ограничений причиной смены прежней системы стало то, что она перестала поддерживаться вендором. Вдобавок процесс сбора и консолидации бюджетных данных по всем предприятиям был довольно трудоёмким», - поясняет Михаил Кураев, начальник управления планирования закупок и управления запасами ЗАО «ФосАгро АГ».

Благодаря запуску IBM Cognos TM1 в Группе «ФосАгро» сокращены сроки и трудоёмкость подготовки, согласования и контроля годового и оперативных бюджетов, расчёта производственной себестоимости, ускорено получение достоверной информации по ключевым аспектам корпоративного планирования, повышено качество взаимодействия и уровень финансовой ответственности сотрудников.

Программная платформа IBM Cognos TM1 полностью отвечает требованиям Группы «ФосАгро». Система отличается широкой функциональностью, гибкостью настройки, легкостью освоения и удобством работы для рядовых пользователей, простотой масштабирования и интеграции с другими учетными системами, приемлемой стоимостью владения.

«На этапе выбора системы мы провели голосование среди ключевых менеджеров компании, также опросили представителей нескольких крупных промышленных предприятий, которые используют IBM Cognos TM1 для задач бюджетирования», - рассказывает Михаил Кураев. Команда Columbus, в свою очередь, зарекомендовала себя на рынке как один из лучших партнёров по созданию и развитию систем бюджетирования на основе продуктов линейки IBM Cognos. Именно эти причины и обусловили выбор «ФосАгро» в пользу указанных системы и партнёра.

«Мы работаем с командой профессионалов, которые не только отлично разбираются в технических вопросах внедрения системы, но и задают правильные вопросы по специфике бизнеса, всегда готовы подсказать подходящие варианты решения задач, предложить те или иные изменения. Специалисты Columbus не подходят к выполнению проекта формально, а действительно радеют за успех нашей компании. Это приятно нас удивило», - отмечает Сергей Маркиш, начальник группы методологии ЗАО «ФосАгро АГ».

В ходе проекта на базе платформы IBM Cognos TM1 реализована единая модель бюджетирования для четырёх производственных предприятий и около сорока дочерних сбытовых и обслуживающих организаций. Основные бюджетные формы унифицированы, процесс согласования бюджетов централизован и стал полностью прозрачен. Сотрудники ГК «ФосАгро» работают в едином интерфейсе по единым принципам. Решение Columbus охватывает бюджеты продаж, производства, закупок сырья и энергоресурсов, бюджеты затрат, подготовку сводного бюджета затрат, бюджета доходов и расходов.

В общей сложности реализация проекта заняла около 8 месяцев. При этом от старта проекта до начала ввода данных и сбора годового бюджета прошло менее 3 месяцев – рекордный срок для такого объема и специфики проектных задач. «Проектная команда работала в условиях жёстких сроков. Бюджет 2015 года полностью сформирован в IBM Cognos TM1, его готовили в течение 2 месяцев параллельно с тестированием новой системы, - подтверждает Михаил Кураев. – Мы добились желаемого благодаря профессионализму и слаженному взаимодействию консультантов Columbus, наших специалистов и руководителей».

Компания «ФосАгро» работает с большим количеством номенклатурных позиций, спрос на продукцию, а с ним и рыночные цены постоянно меняются. Благодаря IBM Cognos TM1 компания может с меньшими трудозатратами создавать и корректировать бюджеты с учётом различных сценариев развития рынка и изменений условий деятельности. К примеру, бюджет доходов и расходов можно пересчитать с учетом изменений закупочных цен сырья, накладных расходов, объемов продаж. Бюджет на следующий месяц готов к 20 числу текущего месяца, параллельно в IBM Cognos TM1 отслеживается соблюдение годовых лимитов и резервов, доступных каждому центру финансовой ответственности.

Права доступа каждого специалиста к бюджетам чётко определены. К примеру, в сводной смете доходов и расходов рядовые сотрудники видят только сведения о доходах и расходах внутри своего ЦФО, полная информация доступна только руководству. Система не позволяет выйти за пределы возможных расходов бюджета без согласования вышестоящего руководства.

В системе видно, кто из специалистов создает, а кто утверждает конкретный бюджет в рамках отдельного предприятия и подразделения. IBM Cognos TM1 подсказывает, какие бюджеты готовы, а какие ещё нет, принят или отклонен конкретный бюджет ответственным руководителем. Кроме того, пользователи могут вносить комментарии к текущим планам. До запуска системы сотрудникам приходилось тратить много времени на отслеживание статусов готовности и согласования бюджета.

Единая централизованная система управления бюджетным процессом позволила компании обеспечить высокий уровень прозрачности финансово-хозяйственной деятельности. Одна из особенностей проекта – сложный расчёт плановой себестоимости для попередельного производства. Для выпуска конечной продукции задействуются десятки полуфабрикатов. Благодаря новой системе в «ФосАгро» увеличилась скорость и снизилась трудоемкость расчёта плановой себестоимости продукции. До начала проекта компания дополнительно использовала для этих целей инструменты ERP-системы и старую систему бюджетирования. Теперь расчёты плановой производственной себестоимости полностью ведутся в системе IBM Cognos TM1.

 «Раньше процесс расчёта себестоимости производства мог растянуться на несколько недель. Это была довольно сложная процедура: требовалось менять производственные задания, рецептуры, привлекать множество специалистов. Сейчас, когда все реализовано в единой системе, основные расчёты мы делаем в течение одного дня силами одного экономиста», - разъясняет Михаил Кураев.

В IBM Cognos TM1 компания рассчитывает бюджеты в среднем 2-3 раза быстрее, чем в предыдущей системе. До проекта пересчёт бюджетов в «ФосАгро» был крайне трудоемкой и ресурсоемкой процедурой. Приходилось ждать, пока сотрудники загрузят данные из других учетных систем, внесут необходимые изменения и сформируют новый план. В результате пересчёт отдельных бюджетов мог занимать 1-2 рабочих дня. Теперь подготовка бюджетов целиком ведётся в IBM Cognos TM1, данные обновляются в режиме реального времени и всегда актуальны. «Мы можем использовать и рассчитывать разные сценарии бюджетов. Время выполнения основных процессов корпоративного планирования сократилось в десятки раз, пересчёт основных бюджетов в зависимости от объема данных занимает от нескольких минут до пары часов», - рассказывает Сергей Маркиш.

С появлением системы IBM Cognos TM1 изменилась процедура расчёта и согласования транспортных расходов. На основе данных продаж и закупок транспортная компания точнее планирует потребности в подвижном составе с учётом оборачиваемости грузов на разных направлениях, типа подвижного состава. Система помогает рассчитывать ставки тарифов на грузоперевозки, включая все сопутствующие расходы, и сформировать отчеты о доходах и расходах на транспортировку.

Инструменты системы позволяют сотрудникам компании моментально перейти к нужному бюджету из сводной сметы доходов и расходов, например, чтобы детально рассмотреть бюджет конкретного подразделения и определить, из чего складываются доходы или расходы в итоговых формах, изучить динамику изменений бюджетов. Таким образом, «ФосАгро» тратит меньше времени на бюджетный анализ и принятие решений.

«Мы получили удобную и простую в использовании систему бюджетирования. Огромным плюсом являются справочник на русском языке, который позволяет быстро разобраться в логике работы решения не только администраторам, но и рядовым пользователям. Конечно, нам еще потребуется некоторое время на освоение новой системы бюджетирования, в частности, углубленное обучение ключевых пользователей функциональности IBM Cognos TM1 и специфике реализованного проекта», - подчеркивает Сергей Маркиш.

В ходе проекта в компании сформирован центр компетенций, который в дальнейшем будет самостоятельно поддерживать решение и обучать новых пользователей. В настоящее время Columbus и «ФосАгро» продолжают сотрудничество в рамках проекта развития системы бюджетирования.