Юридическая значимость

СЭД «ДЕЛО» - это решение, которое позволяет оптимизировать бизнес-процессы организации и автоматизировать работу с большим объемом документов. Главная задача – автоматизация документно-ориентированных бизнес-процессов, в том числе финансового и договорного документооборота, работу с заявками и служебными записками, работу с обращениями граждан, оказание государственных услуг и т.д. Именно поэтому одно из стратегических направлений развития СЭД «ДЕЛО» - развитие функциональности работы с юридически значимыми документами. Сейчас о внедрении именно юридически значимого документооборота задумывается все больше организаций, так как это упростит процессы взаимодействия как с бизнесом, так и с государством.

В версии 17.1 для этого расширено число инструментов для работы с электронной подписью. В частности, появились новые возможности настройки параметров применения электронной подписи при визировании и подписании, новый справочник «Категории ЭП», в котором учитываются все установленные российским законодательством виды электронной подписи. Здесь фиксируются записи о категориях ЭП и данные об относящихся к ним корневых сертификатах удостоверяющих центров.

Еще одно нововведение – дополнительная группа свойств в параметрах пользователей «Профиль сертификатов открытого ключа». С ее помощью можно настраивать применение пользователем одновременно нескольких ЭП разных категорий.

В версии 17.1 добавлен атрибут, позволяющий установить обязательность подписания проекта документа ЭП. У прикрепленных файлов появился новый признак – «Применять ЭП». Файлы с таким свойством по умолчанию включаются в список подлежащих подписанию ЭП в процессе операции визирования/подписания. Также появилась возможность установить запрет редактирования содержимого файлов, заверенных электронной подписью. Это может спасти от влияния человеческого фактора, от случайного внесения некорректных изменений в подписанный документ.

Пользовательские фишки

Все разработчики решений практически в любой отрасли сегодня должны учитывать желания конечных пользователей. Функционал – функционалом, но если пользователю будет неудобно, то он будет всячески сопротивляться использованию решения. Все в программе должно быть максимально наглядно и ярко, причем это касается не только развлекательных приложений, но и бизнес-решений, что еще лет пять назад показалось бы неуместным.

«ДЕЛО» также учитывает этот тренд. В версии 17.1 появилась возможность добавлять фотографии в профилях должностных лиц. Т.е. взаимодействие перестает быть обезличенным, что гораздо приятнее для конечного пользователя. Причем, фото можно загрузить как отдельно к определенному сотруднику, так и массово в автоматическом режиме. Для этих же целей есть  дизайнер карточек. Такие фишки позволяют повысить удовлетворенность пользователей, работающих в системе, а значит, и повысить эффективность их труда.

Также система развивается в направлении унификации внешнего вида поручений, отчетов и данных о контроле. Теперь даже если сотруднику необходимо выполнить непривычную для него задачу и обработать нестандартный отчет, сложностей это не вызовет, так как все отчеты строятся по единому принципу.

С другой стороны, в СЭД «ДЕЛО» продолжают развиваться ролевые модели. Система предлагает 5 ролей: высшее руководство, секретариат (помощники) высшего руководства, руководитель среднего звена с помощником и без, исполнитель, а также делопроизводитель и контролер. Каждая роль предполагает определенный набор функций, а все лишние функции убраны. К тому же появилась возможность использовать персонифицированную модель доступа к документам, т.е. отдельные задачи и привычки пользователей также учитываются.

Ставка на тонкость

Еще один тренд, который был заявлен еще несколько лет назад и развивается в настоящее время – это ставка на развитие полнофункционального тонкого клиента.

В частности, если раньше открывать и просматривать сводный журнал движения документа и протокол работы с РК можно было лишь в десктопной версии СЭД, то теперь такая возможность появилась и в подсистеме «ДЕЛО-Web». Более того, «ДЕЛО-Web» стала полнофункциональной, в том числе, теперь она интегрирована с почтой и поточным сканированием. Это очень важное нововведение, так как все больше организаций не хотят строить у себя «тяжелую» систему, требующую еще и большее существенных инвестиций, а предпочитают десктопные решения.

Расширился функционал и мобильных приложений. Новый сервер мобильных решений обеспечивает просмотр связанных документов, расширенную синхронизацию событий, возможность поиска документов в режиме онлайн, хранение истории обработанных документов, редактирование выданных поручений, направление на вторичное визирование и создание документов и проектов документов, а также создание инициативных поручений.

В погоне за временем

Еще одна цель ЭОС, причем, довольно амбициозная, сделать «ДЕЛО» самой быстрой системой на рынке. Этот тренд напрямую связан и с упрощением работы каждого отдельного пользователя. В новой версии изменилось отображение ряда визуальных элементов, чтобы поиск «нужной кнопки» был максимально быстрым и удобным. Также появились фильтры для сортировки записей в справочниках и отображения файлов. Появилась возможность скрыть неактуальные файлы. Кроме того, файлы могут быть помечены как требующие подписания электронной подписью или как служебные – все это изначально ориентирует пользователя на выполнение определенных действий с файлом, что существенно ускоряет работу. Еще одно нововведение – появление дополнительных фильтров для сортировки записей в справочниках и отображения файлов.

Продолжает совершенствоваться и поисковый функционал СЭД «ДЕЛО». В частности, подключены внешние полнотекстовые поисковые системы, в том числе «интеллектуальные», что в конечном итоге влияет на скорость и релевантность поиска. Благодаря применению технологии ABBYY Compreno поиск идет по смыслу, а не по ключевым словам – это обеспечивает более полный сбор данных. Также технология позволяет получить более быстрый доступ к документу за счет поиска по его атрибутам.

Создание библиотек шаблонов обработки документов по предопределенным маршрутам также существенно экономит время при использовании СЭД. Эту же цель преследует и новая функция для процесса работы с печатными формами по просьбам пользователей – теперь распечатать лист согласования проекта документа можно непосредственно из карточки документа (РК), созданного на основание утвержденного проекта, не тратя время на возвращение к РКПД.  

Общий важный тренд версии 17.1 – сокращение числа кликов, которые необходимо совершить пользователю, чтобы добиться определенного результата. К примеру, чтобы принять отчет исполнителя поручения, необходимо нажать лишь одну кнопку – при это автоматически будет закрыто текущее поручение, а отчет будет скопирован вверх по «дереву» поручений. Если отчет об исполнении поручения будет отклонен, то также в один клик автоматически создается новое поручение о необходимости доработки. Т.е. теперь пользователи избавлены от необходимости совершать определенный набор действий при обработке отчетов. 

Импортозамещение

СЭД «ДЕЛО» включена в реестр отечественного ПО, так что одна из задач ее разработчиков – поддерживать процесс импортозамещения. В рамках этой стратегии развиваются и новые версии решения.

В частности, обеспечена поддержка СУБД PostgreSQL в качестве хранилища данных «ДЕЛО». Это стало возможно благодаря заключенному в прошлом году партнерскому соглашению между компаниями Postgres Professional и ЭОС.

Также завершает тестирование работы новой версии под управлением операционной системы BaseALT. Кроме того, реализована интеграция СЭД с офисным программным обеспечением «МойОфис».