«Корпоративные Системы – Консалтинг»: переход на полностью безбумажный документооборот в Республике Хакасия

О заказчике 

Республика Хакасия расположена в юго-западной части Восточной Сибири в левобережной части бассейна реки Енисей, на территориях Саяно-Алтайского нагорья и Хакасско-Минусинской  котловины и граничит на севере и востоке с Красноярским краем, на юге и юго-западе - с республиками Тыва и Алтай, а на западе - с Кемеровской областью. В состав Республики входят 8 сельских районов, 5 городов республиканского значения, 13 поселков городского типа, 249 сельских населенных пунктов. Столицей Республики Хакасия является город Абакан. 

«Электронная Хакасия» 

Основной задачей республиканской целевой программы «Электронная Хакасия», которая была принята в 2004 году, является создание единого информационного пространства на территории Республики. Среди целей программы - удовлетворение информационных потребностей органов государственной власти, органов местного самоуправления, хозяйствующих субъектов и населения в целом, а также повышение эффективности управления социально-экономическим развитием региона и создание предпосылок для обеспечения прав на свободный доступ к информационным ресурсам.

В рамках программы «Электронная Хакасия» была создана корпоративная сеть Правительства Республики Хакасия, в результате чего все локальные информационные системы министерств и ведомств Республики были объединены в единое информационное пространство с помощью магистральных оптических каналов. Также программа позволила запустить ряд порталов, среди которых – официальный Портал органов государственной власти Республики Хакасии (www.rhlider.ru), объединяющий более 30 сайтов министерств, различных комитетов и так далее, Портал государственных закупок Республики Хакасия (www.pgz.rhlider.ru), на котором публикуется информация о заказах для государственных и муниципальных нужд. Одной из важнейших составляющих программы «Электронная Хакасия» стало создание системы межведомственного электронного делопроизводства и документооборота.    

Ход и этапы проекта 

Проект по внедрению системы электронного документооборота на базе флагманского продукта компании ЭОС «Дело», реализованный в рамках программы «Электронная Хакасия», уникален тем, что все работы велись непосредственно силами заказчика. Участие компании «Корпоративные Системы – Консалтинг», партнера компании ЭОС в Западной и Восточной Сибири, заключалось в техническом сопровождении поставляемого ПО, технологической поддержке и помощи в планировании расширения и совершенствования системы. 

Проект стартовал в 2001 году, когда Правительство Республики Хакасия начало активно перестраивать свою ИТ-инфраструктуру. Для этого был объявлен конкурс на реализацию первого этапа построения единой корпоративной сети в здании Правительства и Верховного совета. Заказчику требовались построение локальной сети, поставка и инсталляция серверов, СУБД и системы автоматизации документооборота «Дело» на 20 рабочих мест. Также было необходимо провести обучение администратора и технолога системы, поскольку Правительство пошло по пути самостоятельного внедрения и настройки. 

Непосредственно работы по внедрению СЭД «Дело» стартовали осенью 2002 года, когда Правительством Республики были закуплены первые двадцать рабочих мест. Компания «Корпоративные Системы – Консалтинг» провела обучение специалистов Правительства настройке системы. После этого сотрудники Правительства сами начали поэтапное внедрение при методической и технической поддержке системного интегратора.

В течение года специалисты отдела информатизации и связи Республики Хакасия при консультационной поддержке по горячей линии «Корпоративные Системы – Консалтинг» внедрили закупленные 20 рабочих мест системы. Когда появилась потребность в разработке специфических отчетных форм, этому был обучен представитель Аппарата Правительства Республики Хакасия. 

С 2006 года началась планомерная реализация мероприятий РЦП «Электронная Хакасия». Рабочими местами были обеспечены все министерства и ведомства Республики Хакасия, инсталлированы базы данных на едином сервере документооборота. В аппарате Правительства запустили подсистему поточного сканирования. Внедрением опять же занимались специалисты из Аппарата Правительства Республики Хакасия.

 В 2007 году кроме планового расширения мест по потребностям ведомств, была закуплена опция «ЭЦП и шифрование», разработан регламент безбумажного обмена распорядительными документами между Аппаратом Правительства, министерствами, государственными комитетами, комитетами при правительстве Республики Хакасия. С ноября 2007 года исполнительные органы государственной власти  Республики перешли на безбумажный документооборот по ключевым видам документов. 

В 2008 году прошел первый этап расширения системы электронного документооборота в районные муниципальные образования. «Корпоративные Системы – Консалтинг» поставили комплекты ПО, включая опцию «ЭЦП и шифрование», необходимую для  включения районных администраций в единую систему. 

Текущее состояние проекта 

В настоящий момент к системе электронного документооборота подключены 27 министерств и ведомств Республики Хакасия. Налажен обмен документами в электронном виде с использованием ЭЦП («Законы», «Постановления Правительства РХ», «Постановления Президиума», письма и т.д.).  В 2009 году в единую базу были объединены базы данных системы «Дело» всех исполнительных органов государственной власти Республики Хакасия. Это позволило не только получить сквозное управление документами и поручениями в режиме реального времени в масштабе всей этой структуры, но и эффективно задействовать дополнительные функции СЭД «Дело» в режиме межведомственного документооборота: создание, согласование проектов документов с использованием ЭЦП и так далее. 

Таким образом, на сегодняшний день в системе «Дело» работают все исполнительные органы государственной власти Республики Хакасия – всего 225 рабочих мест.  Двенадцать  администраций муниципальных образований Республики Хакасия с общим числом рабочих мест более 200 получили возможность использовать систему для автоматизации собственного внутреннего документооборота и обмена электронными документами с  исполнительными органами государственной власти Республики Хакасия. 

Объединение в единую базу дало возможность еще более повысить прозрачность документооборота. Все работы по исполнению документов видны в режиме онлайн по цепочке «сверху вниз». Теперь возможно проводить визирование и согласование (в том числе – межведомственное), а также разработку проектов документов в электронном виде. Это обусловлено не только охватом системой «Дело» министерств и ведомств Республики и количеством установленных рабочих мест, но и умением должностных лиц этих организаций работать в СЭД «Дело».   

Сегодня в структуре Правительства СЭД «Дело» решает задачи по автоматизации делопроизводства органов государственной власти Республики, формированию базы данных документооборота. Также система выступает в качестве дополнительного канала связи между исполнительными органами государственной власти Республики Хакасия, осуществляя обмен документами в электронном виде с использованием опции «ЭЦП и Шифрование». 

Об исполнителе 

ООО «Корпоративные Системы - Консалтинг» (г.Барнаул) – региональный представитель компании ЭОС в Западной и Восточной Сибири, входит в группу компаний «Корпоративные Системы», в течение 9-и лет специализируется на построении и сопровождении автоматизированных систем управления документами и бизнес-процессами. На счету «КС-Консалтинг» сотни выполненных проектов в области СЭД и тысячи автоматизированных рабочих мест на территории от Республики Алтай до Норильска и Забайкальского края. 

Экспертный взгляд

«За Уралом, где работает наша компания, ситуация с внедрением СЭД в государственных и муниципальных органах достаточно разношерстна. В одних субъектах еще только начали отходить от практики разработки собственного прикладного ПО и переходить на промышленные решения, - рассказывает Андрей Балабанов, генеральный директор компании «Корпоративные Системы - Консалтинг». - В других промышленные системы СЭД используются не первый год, но еще только начинают выходить за уровень использования этого инструмента в качестве электронной подмены бумажных журналов регистрации. Но есть и те, которые переходят на безбумажные технологии в масштабе органов власти целого региона. На мой взгляд, основные причины такого состояния дел – это различный уровень проникновения ИТ («ИТ-культура») госорганов региона, наличие развитой инфраструктуры связи, менталитет и психология руководителей. Но в последние 2 года тенденции перехода на реальный электронный документооборот налицо. Кроме Хакасии, в настоящее время отрабатывается технология перехода на безбумажный документооборот в рамках структуры Администрации Алтайского края. Условия для этого есть, все структурные подразделения администрации и администраций районов края уже автоматизировали свой документооборот на базе системы «Дело». Забайкальский край планомерно реализует план построения СЭД органов государственной и муниципальной власти Края, используя ту же систему. Администрация г. Норильска внедрила систему электронного документооборота в рамках всех структурных подразделений, причем решение изначально поострено как единая база данных база данных документооборота с распределенным доступном к ней всех городских органов власти, работающих с документами и поручениями в режиме «онлайн».