Центральный государственный исторический архив Республики Башкортостан: система web-доступа на базе корпоративного документального сервера eDocLib

О заказчике

Центральный государственный исторический архив Республики Башкортостан (ЦГИА РБ) берет начало с Уфимского губернского архива, образованного 11 августа 1919 как отделение Главархива РСФСР, и Архива БАССР, созданного в марте 1920 в г. Стерлитамаке. С образованием Большой Башкирии происходит объединение двух архивов в Центральный архив БАССР при БашЦИКе. С 1939 учреждение стало называться ЦГА БАССР, с 1991 - ЦГИА БССР, с 1992 - ЦГИА РБ. Сейчас в Архиве хранятся документы по истории социально-экономического, общественно-политического и культурного развития.

В фондах ЦГИА РБ хранятся архивы губернских и уездных учреждений Оренбургской и Уфимской губерний, Оренбургского военного губернатора, горных заводов (Тирлянского, Белорецкого, Узянского, Катав-Ивановского и др.), Оренбургского магометанского духовного собрания, ревкомов, республиканских и местных органов власти советского периода, промышленных предприятий и объединений, учреждений сельского хозяйства, профсоюзных организаций. В архиве также находятся личные фонды деятелей науки и культуры,  имеется различная научно-техническая документация.

Кроме того, в Центральном государственном историческом архиве Республики Башкортостан находятся на хранении документы переписей населения с конца XVIII века. Это ревизские сказки – списки лиц, составленные во время проведения ревизий населения Оренбургской губернии. В них записывались лица, относившиеся к податным сословиям: крестьяне, посадские люди, однодворцы, ясачные люди, бобыли, ямщики, работные люди, вольные «гулящие люди» и другие. Помимо ревизских сказок в фонде Оренбургской казенной палаты находятся городовые обывательские книги, введенные согласно городовому положению 1795 года.

Цели проекта

Создание web-системы доступа к документам Архива преследовало сразу несколько целей. Первая была связана с необходимостью организации простого и удобного доступа к документам ЦГИА Республики как для сотрудников-архивистов, так и для пользователей. Кроме того, система позволила снизить нагрузку на сотрудников Архива, которым приходилось обрабатывать огромное количество запросов от граждан, желающих узнать свою родословную, историю фамилии и корни на территории Башкирии. Еще одна цель проекта – повышение сохранности исторических документов, хранящихся в архиве: в большинстве архивов и библиотек, к сожалению, до сих пор есть случаи вандализма по отношению к уникальным и особо ценным документам, а также случаи непреднамеренного повреждения ветхих экземпляров. Таким образом, создание электронного архива документов позволит сохранить оригиналы «Ревизских сказок» для последующих поколений в первозданном виде.

Используемое решение

Новое время, социальная обстановка в республике диктуют новые задачи. В соответствии с комплексной программой  по реализации в 2007 году основных положений Послания Президента Республики Башкортостан Государственному Собранию - Курултаю Республики Башкортостан принято распоряжение Правительства Республики Башкортостан от  24 октября 2007 года № 1180-р о создании в Центральном государственном историческом архиве РБ технических условий по переводу в 2008-2009 годах на электронные носители материалов переписей населения Уфимской и Оренбургской губерний за XVIII-XIX века. Проблема перевода в электронный формат (оцифрование) уникальных архивных документов, к тому же находящихся в ветхом физическом состоянии, была обозначена давно. Еще в 1995 году на базе ЦГИА РБ были проведены круглые столы «Ревизские сказки и проблемы их сохранения» с участием архивистов, исследователей, ученых, общественности. Но стоимость сканирующего оборудования и информационных хранилищ данных на тот период составляла десятки миллионов рублей и ЦГИА РБ не имел таких средств. С развитием технологий сканирования и хранения архивных данных к 2007 году стоимость реализации подобных проектов снизилась в разы. С 2004 года Управление по делам архивов приступило к изучению рынка оборудования и программного обеспечения, необходимых  для создания Электронных архивов документов (ЭАД). Корпорация «ЭЛАР», г.Моcква предлагала готовые проектные решения, «под ключ». При этом предполагалось, что целая лаборатория приезжает в Уфу, делает «залповый» ввод (оцифрование) документов, создание поисковых БД и выдает архивистам готовый результат – ЭАД. Но при этом увозит все свое оборудование. Но проблема оцифрования и создания страхового фонда пользования «ревизких сказок» – далеко не единственная. В архивах много документов, к которым хотят получить доступ исследователи, учнные, граждане. 18 июня 2008 года Управлением по делам архивов была утверждена и согласована с Аппаратом Правительства РБ редакция 3 проекта «Типовое проектное решение на создание Электронного архива документов на базе ЦГИА РБ» на базе 8 рабочих мест.

После выделения финансирования в размере 3,148 млн рублей  был проведен аукцион по пяти лотам. И уже к концу 2008 года ЦГИА РБ получил два планшетных сканера, сервера и рабочие станции, лицензионное системное и прикладное ПО.

В январе 2009 года был запущен четвертый контроллер домена INTRANET-сети Государственной архивной службы Республики Башкортостан. В этот домен вошли два сервера, два рабочих места сканирования и два рабочих места графического редактирования. На последних предполагалось делать  обработку каждого отсканированного графического образа (страницы уникального архивного документа), то есть обрезка, балансировка плотности, привязка к Автоматизированной информационно-поисковой системе (АИПС) и к современным административно-территориальным единицам (районам). В единое целое связан крупный аппаратно-программный комплекс, в котором архивный документ проходит перевод в электронный формат, графическое редактирование и «привязку» к поисковой системе АИПС.

С февраля 2009 года, после получения всего необходимого комплекта аппаратно-программных средств и перераспределения годового плана работы, ЦГИА РБ реально приступил к реализации этого проекта. В качестве базового решения для создания системы web-доступа к ЦГИА РБ был выбран корпоративный документальный сервер eDocLib разработки компании «Электронные Офисные Системы» (ЭОС). Система eDocLib создана на платформе Microsoft.NET и предназначена для хранения, систематизации и коллективного доступа к электронным документам, данным, знаниям практически произвольной структуры, включая как единичные, так и табличные данные. Среди ее основных особенностей – масштабируемость, наличие дружественного web-интерфейса, ориентированного, в том числе, и на непрофессиональных пользователей, а также возможность создания любых справочников, классификаторов и рубрикаторов, с помощью которых впоследствии и будет осуществляться работа с базой документов.

«Сегодня абсолютное большинство компаний и организаций используют в ежедневной работе традиционный способ хранения информации в виде структурированных или не структурированных папок и файлов, находящихся как на компьютерах пользователей, так и на сервере. У такой системы есть как преимущества, так и недостатки, - рассказывает об используемых решениях для создания доступа к архивам Валерий Брекоткин, директор ООО «Медиалюкс». - В числе преимуществ – быстрота сохранения файла из любого приложения на любой локальный или сетевой диск и возможность быстро «переписать» файл на «флешку» или другой носитель. Недостатков же значительно больше. Во-первых, часто тяжело найти файл – либо название файла говорит слишком мало, либо забывается, куда файл был сохранен (на сервер или локальный диск или в какую папку). Во-вторых, незащищенность данных при варианте хранения файлов вне сервера: здесь угрозы исходят как от самих пользователей и так называемого «человеческого фактора», так и со стороны аппаратной части используемой системы – например, может «полететь» винчестер и так далее.  Отмечу также низкую степень удаленной доступности информации, что делает практически невозможной самостоятельную работу из дома или в командировке с файлами, и засорение дисков и почтового ящика временными и отложенными для последующего удаления файлами и папками. Одним из важнейших недостатков таких систем является и тот факт, что совместная работа и версионность данных практически не прижилась: на компьютерах пользователей часто хранятся разные версии одного и того же документа, причём сложно отследить, кто делал последние изменения и какие именно. При этом предполагается только «папочная» классификация файлов, т.е. нельзя отнести один файл сразу к нескольким папкам».

Г-н Брекоткин отметил преимущества системы eDocLib: «При использовании системы eDocLib преимущества и недостатки диаметрально меняются между собой. И, как видно, преимуществ становится в несколько раз больше чем недостатков. Рассмотрим недостатки. К основному недостатку, а вернее, к издержкам использования системы eDocLib, можно отнести тот факт, что для сохранения файла из любого приложения не всегда достаточно ввести только имя. Если потребуется, то необходимо указать и рубрику или категории: например, вид документа «Проектные документы», реквизит 1 «ООО СанТехРемонт», реквизит 2 «Схема принципиальная».

В данном примере указание трех дополнительных критериев является не недостатком, а издержками, точно также, как и красные светофоры в городе не являются недостатком, а лишь необходимой издержкой для снижения аварийных ситуаций. Поскольку система eDocLib встраивается в операционную систему, то пользователи могут сохранять файлы в нее прямо из приложений. eDocLib определяется, как новый диск в системе и позволяет сохранять данные привычным образом. То же касается и редактирования. Найдя файл в eDocLibe, его можно тут же открыть, отредактировать и сохранить. Изменения будут внесены автоматически. Таким образом, выгоды от использования корпоративного документального сервера на лицо. Во-первых, это скоростной поиск как по тексту документа, так и по реквизитам и названию файлов. Во-вторых - удалённый доступ к файлам из дома и командировок. Также к преимуществам решения относятся разграничение прав доступа, автоматическое резервирование данных и создание произвольной структуры рубрикации и классификации. При этом стоимость системы такова, что её может позволить себе сегодня любая организация. Для сравнения, средняя стоимость пакета MS Office на 1 компьютер примерно в 4 раза выше, чем стоимость одной лицензии на eDocLib».

Ход и результаты проекта

Все работы по внедрению eDocLib в Центральном государственном историческом архиве Республики Башкортостан ведет компания «Медиалюкс», дистрибьютор компании ЭОС в Республике Башкортостан. В реализации проекта были задействованы 2 сотрудника «Медиалюкс» – это аналитик-методист и специалист по технической части, а также сотрудники Государственной архивной службы РБ. Среди них -  начальник Управления по делам архивов при Правительстве РБ  Хисматуллин Ахмет Ахатович и руководитель проекта - главный инженер-электроник Управления по делам архивов при Правительстве РБ Перескоков Юрий Александрович. После запуска проекта вся нагрузка легла на  рабочую группу ЦГИА РБ, которая организовала и реализовала сканирование, графическое редактирование, привязку к БД и привязку к современным районам РБ  информации населённых пунктов, содержащихся в 807 уникальных исторических документах. Заместитель директора ЦГИА РБ Калимуллина Гульнара Тимирьяровна возглавила организационную часть проекта, главный инженер-электроник архива Абдрахманов Айдар Гумарович – техническую. На сканировании задействовано 9 сотрудников ЦГИА РБ, на графическом редактировании – около 20 сотрудников Управления по делам архивов, ЦГАОО РБ и ЦГИА РБ.

Подготовительная часть реализации проекта по обеспечению web-доступа на базе  eDocLib стартовала и завершилась в феврале 2009 года и заняла всего три дня. В рамках проекта была создана специальная система классификации документов. В настоящий момент она представлена рядом параметров, указав один или несколько из которых, пользователь может найти отсканированные документы летописей по конкретному населенному пункты начиная примерно с 1795 года. Среди реквизитов, применяемых для классификации документов, - населенный пункт, год, губерния, волость, уезд, опись, социальный слой, современный район, номер документа и так далее.

«На сокращение сроков реализации повлияло три  фактора. Во-первых - наличие тематической БД «Ревизские сказки» объемом 42092 записей, созданной специалистами ЦГИА РБ в период 1994-1999 гг. для исполнения тематических запросов, во-вторых - продуманность системы eDocLib, которая без доработки идеально подошла для задачи по созданию электронной библиотеки архивных документов. Кроме того важным фатором стало отсутствие необходимости разработки сложной структуры каталога, - пояснил Валерий Брекоткин. -  Все данные, которые требовалось внести в систему, имели простую классификацию. В рамках проекта ставилась задача перенести отсканированные документы в электронный каталог и предоставить удобный механизм поиска по тем немногочисленным критериям, которые имели отсканированные данные. Отмечу, что, работая в отрасли документооборота и имея опыт внедрения различных систем документооборота, мы постоянно сталкиваемся с избытком функциональности (50-70 % из которой «надумано» и никогда никому не понадобится), сложностью внедрения и даже методической неграмотностью (несоблюдение требований отраслевых стандартов), которую приходится самостоятельно исправлять доработками, а то и терпеть убытки. Человеку удобно пользоваться тем, что работает сразу, без лишних вопросов: достал из коробки, нажал кнопку и получай удовольствие – eDocLib как раз относится к такому классу продукции».

По информации Управления по делам архивов, на данный момент практически закончен этап сканирования и все людские ресурсы брошены на следующие этапы внедрения. ЦГИА РБ закупил еще две лицензии для редактирования данных, в настоящее время 7 редакторов ежедневно пополняют и редактируют БД.

Как рассказали в ООО «Медиалюкс», в ходе уже проведенного тестирования системы предполагалось отследить действия пользователей и на основе них продумать способы повышения комфорта в использовании, а также разработать план дальнейшего расширения системы.

Кроме того, система была проверена на стабильность работы. В частности, были выявлены проблемы с внезапным прерыванием работ пользователя. Как оказалось, они были связаны со сбоями в работе сетевого оборудования. В дальнейшем планируется вносить незначительные изменения в конфигурацию: они будут касаться, прежде всего, повышения юзабилити в зависимости от вида информации с которой работает пользователь.

Сейчас с документами АИПС на портале www.gasrb.ru (раздел «Шежере»=>> «Архивные источники») могут работать четыре «внешних» пользователя одновременно, причем, по наблюдениям сотрудников «Медиалюкс», три из точек доступа постоянно заняты.  Количество документов и других файлов, доступных для просмотра с помощью eDocLib, в настоящее время приближается к  полумиллиону. 

Об исполнителе

ООО «Медиалюкс» - дистрибьютор компании «Электронные Офисные Системы» (ЭОС) в Республики Башкирия. Среди крупных реализованных проектов – внедрения системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота «Дело» в администрациях городского округа г. Стерлитамак, городского округа г. Кумертау, МУП «Служба заказчика и технического надзора», ООО «Башспецгеострой», ООО «ВЭН», ОАО «Башэлектромонтаж», Уфимской Государственной Академии Экономики и Сервиса, ФГУП УАП «Гидравлика» и так далее. Кроме того, в настоящий момент «Медиалюкс» ведет пилотный проект по внедрению системы eDocLib в компании, занимающейся обслуживанием газопроводов.