МАИ внедряет "1С:Зарплата и кадры бюджетного учреждения 8"

Московский авиационный институт (Национальный исследовательский университет) – МАИ основан в 1930 году с целью обеспечения подготовки высококвалифицированных кадров для авиационной промышленности страны. МАИ готовит проектировщиков и конструкторов широкого профиля для предприятий авиационной, ракетно-космической и оборонной промышленности. В 2009 году МАИ стал одним из 12 вузов страны, победивших в конкурсном отборе программ развития университетов, которым Правительство Российской Федерации присвоило категорию "Национальный исследовательский университет". В настоящее время в МАИ на 9 факультетах, в 4 институтах и 4 филиалах обучается свыше 20 000 студентов.

Решение о внедрении новой системы для расчета зарплаты и кадрового учета было вызвано проблемами с поддержкой использовавшейся ранее программы. При любом изменении законодательства требовалось обращаться к программистам и перерабатывать систему. Это приводило не только к дополнительным затратам, но и угрожало срывом сроков сдачи отчетности. Руководством вуза было принято решение о переходе на программу "1С:Зарплата и кадры бюджетного учреждения 8", которая обеспечивает необходимый функционал, оперативно обновляется разработчиком и поддерживается большим числом внедренческих организаций. Система разработана на современной технологической платформе "1С:Предприятие 8", которая обеспечивает производительность, достаточную для расчета зарплаты и кадрового учета вуза по 7 тысячам сотрудников головного вуза и филиалов МАИ.

Партнером по внедрению был выбран Экспертный центр по работе с учебными заведениями компании "1С:Бухучет и Торговля" (БИТ), с которым МАИ сотрудничает с 2006 года.

В настоящее время система запущена в промышленную эксплуатацию. Автоматизирован кадровый учет и расчет зарплаты в соответствии со спецификой учета государственного вуза:

ћ Хранение и обработка полной информации о сотруднике (в том числе профессиональные квалификационные группы (ПКГ), категории персонала, информация о повышении квалификации, о дополнительных соглашениях к трудовому договору);

ћ Формирование унифицированных форм (вывод ПКГ, надбавок, ученых степеней, званий и проч.);

ћ Учет приказов на продление трудового договора в связи с избранием (выборами) по конкурсу для преподавателей;

ћ Учет почасовой оплаты труда преподавателей (использование тарифов, анализ плана и факта почасовых оплат);

ћ Расширенные возможности ведения штатного расписания, получение отчетности по источникам финансирования;

ћ Отражение начисленной заработной платы и налогов в расходах организации по статьям финансирования;

ћ Получение отчетности по форме П-4, о работниках с плановыми надбавками, совместителях, формирование штатного расписания по отделам, справок о средней зарплате, расчетных листков по статьям финансирования и др.

Результаты проекта

По инициативе руководства МАИ специалистами компании БИТ проведен консалтинг по оптимизации кадрового документооборота и создан регламент взаимодействия отделов вуза при работе с системой. Это позволило обеспечить однократный ввод данных, исключить пользовательские ошибки. Раньше, чтобы зарегистрировать новую надбавку преподавателю, плановый отдел создавал проект приказа, передавал его в бумажном виде в отдел кадров, где специалисты по кадрам делали на его основе полноценный приказ на начисление надбавки. Отдел кадров вводил его в свою систему и передавал оригинал приказа на подпись руководству, а копии – в управление экономики и финансов и расчетный отдел, которые также вводили приказ в свою систему. После утверждения приказа расчетный отдел начислял надбавку.

Переход на "1С:Зарплата и кадры бюджетного учреждения 8" позволил ускорить согласование приказов, отказаться от траты времени на регистрацию одной и той же информации в разных базах. Управление экономики и финансов сразу вводит в систему документ с надбавкой, отдел кадров заходит в систему, видит приказ, печатает его и передает на подпись. Расчетный отдел видит этот приказ в системе и проводит его на основании утвержденного руководством документа. Соответствующим образом настроены интерфейсы и права доступа пользователей.

Научно-исследовательская часть (НИЧ) вуза одновременно ведет около 400 научных тем, постоянно происходит закрытие тем и открытие новых. Автоматизированная система позволила НИЧ оперативно получать аналитику по учету средств по каждой научной теме: о начислении зарплат, отпускных выплат, страховых взносов. Налоги распределяются по темам пропорционально начисленной зарплате. Автоматизировано получение расчетным отделом информации о новых и закрытых темах, зарегистрированных НИЧ. Это позволило оперативно контролировать затраты на заработную плату по каждой научной теме.

Александр Васильевич Гужва, главный бухгалтер МАИ:

"Переход на "1С:Зарплата и кадры бюджетного учреждения 8" позволил нам по-новому взглянуть на процессы, связанные с расчетом зарплаты и кадровым учетом. В результате мы смогли более эффективно контролировать расчет зарплаты и налогов, подготовку сводной отчетности и оперативно вносить корректировки. Теперь не нужно делать запрос на получение информации и ждать его обработки – любые данные можно получить самостоятельно за минуту. Автоматизирован обмен информацией по учету зарплаты в разрезе научных тем. Система стала более прозрачной, отчетность в фонды формируется автоматически, без участия программиста.

Мы сотрудничаем с Экспертным центром по работе с учебными заведениями БИТ уже более 5 лет. За это время он зарекомендовал себя как надежный партнер, которому можно доверять, планируем новые совместные проекты".

Александра Хребтищева, руководитель отдела автоматизации расчета зарплаты и кадрового учета компании "1С:Бухучет и Торговля" (БИТ):

"Одним из основных условий успешного внедрения автоматизированной системы, особенно в таком крупном вузе, как МАИ, является активное взаимодействие проектной команды исполнителя и сотрудников вуза, совместный поиск оптимальных решений. Благодаря Александру Васильевичу Гужве, руководителю проекта со стороны МАИ, удалось выстроить новую, более эффективную схему совместной работы отделов. В свою очередь, решая непосредственно задачи автоматизации, мы также использовали наш опыт в области консалтинга бюджетных организаций по вопросам методологии учета. В настоящее время выполняем проект автоматизации финансового учета на платформе "1С:Предприятие 8".