Российская правовая академия контролирует расходование бюджетных средств с помощью "1С:Предприятия 8" и компании "1С:Бухучет и Торговля" (БИТ)

Российская правовая академия Министерства юстиции Российской Федерации была создана в 1970 году (первоначальное название – Всесоюзный институт усовершенствования работников юстиции) и сегодня является одним из ведущих юридических вузов России. В настоящее время обучение в академии проходит на трех факультетах: юридическом, факультете непрерывного образования, факультете повышения квалификации. Вуз имеет 14 филиалов в разных городах, всего в академии обучается более 17000 студентов, свыше 3000 – в Москве. С момента создания академии ее выпускниками стали свыше 5000 специалистов для органов и учреждений юстиции и других органов.

Учет академии в течение нескольких лет велся в программах системы "1С:Предприятие 7.7". Решение о переходе на новую версию платформы "1С" было принято в связи с изменением законодательства для государственных учреждений, а также необходимостью автоматизировать финансовый учет вуза. Функционал решений на платформе "1С:Предприятие 8" полностью соответствует задачам вуза, кроме того, у сотрудников бухгалтерии уже был солидный опыт работы с 1С, что упростило внедрение. Проект был поручен Экспертному центру по работе с учебными заведениями компании БИТ, с которым Российская правовая академия сотрудничает с 2001 года.

Целью проекта было определено создание надежной системы, позволяющей контролировать исполнение договоров и смет, вести учет и расчеты в соответствии с новым законодательством для государственных учреждений.

Переход выполнен за 3 недели, в настоящее время в системе работают 20 пользователей. На базе программы "1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8", а также специализированных решений "БИТ:Управление финансами государственного учреждения" и "БИТ:Расчеты со студентами" автоматизированы следующие задачи:

· Формирование регламентированной отчетности;

· Учет полученных лимитов бюджетных обязательств;

· Учет более 7 тысяч единиц основных средств и 6 тысяч единиц материальных запасов;

· Учет средств и обязательств в рублях и в иностранной валюте;

· Формирование бюджетов учреждения в разрезе КПС, КЭК, сценариев, центров финансовой ответственности и других разрезов учета бюджетирования с возможностью добавления неограниченного количества аналитических разрезов;

· Централизованное управление платежами;

· Учет государственных (муниципальных) контрактов и иных договоров, подлежащих исполнению за счет бюджетных средств и средств от приносящей доход деятельности;

· Контроль исполнения закупок;

· Планирование доходов и расходов, формирование отчетности для анализа и принятия управленческих решений, в том числе отчета по бюджету, план-фактного анализа движения денежных средств, исполнения договоров;

· Учет расчетов с более 2500 студентами, контроль своевременности оплаты обучения и др.

Результаты проекта:

· Автоматизирован учет по новому плану счетов, отчетность формируется в соответствии с требованиями и положениями действующих нормативных документов по ведению учета государственных учреждений Министерства финансов РФ, Федерального казначейства;

· Благодаря автоматизации планирования и анализа доходов и расходов руководству вуза всегда доступна актуальная финансовая информация, упростился контроль непревышения лимитов бюджетных обязательств;

· Контроль закупок автоматизирован с учетом различных способов, предусмотренных законодательством. При сумме закупки в квартал товаров или услуг одной группы до 100 тысяч рублей учреждение самостоятельно может заключить договор и оплатить счет, при сумме от 100 до 500 тысяч рублей для поставщиков организуется запрос котировок, а свыше 500 тысяч рублей – конкурс или аукцион. Система позволяет контролировать сумму заключенных договоров в разрезе номенклатурных групп, в зависимости от этой суммы определяется способ закупки. Оперативно можно получить данные о расходах, доходах, остатке средств, что сделало более эффективным финансовое планирование и контроль использования бюджетных средств;

· Прозрачный учет расчетов со студентами позволил упростить контроль своевременного поступления оплаты обучения и сократить объем задолженностей.

Елена Владимировна Романова, главный бухгалтер Российской правовой академии: "Система "1С:Предприятие 8" позволила нам обеспечить учет по новому плану счетов и решить такие важные задачи, как контроль использования средств и расчеты с учащимися. Мы смогли получать не только соответствующую требованиям законодательства отчетность, но и оперативную информацию о текущей финансовой ситуации. Многообразные средства контроля корректности и полноты данных, реализованные в системе, существенно облегчают работу пользователей и помогают избежать многих ошибок, а разграничение прав доступа к базе пользователей бухгалтерии и планового отдела позволило каждому сотруднику видеть только ту информацию, которая необходима для его работы".

Елена Малютина, руководитель Экспертного центра по работе с государственными учреждениями компании "1С:Бухучет и Торговля" (БИТ): "Слагаемыми успеха проекта в Российской правовой академии стали высокая квалификация пользователей и опыт работы с 1С, безошибочное ведение бухгалтерского учета, упростившее перенос данных, многолетний опыт работы наших специалистов с госучреждениями. Особую благодарность мы хотели бы выразить Елене Владимировне Романовой за четкую постановку задач и видение конечного результата проекта. Следующим этапом планируется перевод на платформу "1С:Предприятие 8" расчетного и кадрового отделов".