Сеть гипермаркетов «Глобус» управляют затратами на персонал в SAP

В системе управления персоналом SAP ERP HCM компания «Гиперглобус» работает давно – развитие нового функционала в системе является одним из стратегических направлений деятельности компании. Также стоит отметить, что продукты SAP AG немецкая сеть гипермаркетов использует на глобальном уровне, а это 67 гипермаркетов в Германии, Чехии и России, а также более 80 строительных гипермаркетов и 11 гипермаркетов электроники.

Ранее процесс планирования затрат на персонал в российском «Глобус» осуществлялся в Excel на основе данных, выгруженных из системы SAP, и сопровождался большим количеством рутинных операций. В ходе такого планирования вероятность ошибки была высока, полученные цифры не всегда были понятными и прозрачными, возникала сложность в консолидации информации и получении отчетности. 

Сергей Никитин, Партнер, Директор по проектам MOLGA Consulting: «Перед нами стояла задача – внедрить планирование затрат на персонал для российских гипермаркетов, учитывая особенности местного законодательства и общие правила глобальной методологии бюджетирования в «Глобус». Нам удалось достичь планируемого результата - в течение 3 месяцев консультанты MOLGA Consulting и сотрудники «Гиперглобус» проделали большой объем работ от концептуального проектирования до опытной эксплуатации. Хочется отметить проектную команду «Гиперглобус», которая проявила себя как профессиональный, заинтересованный в конечном результате партнер, оперативно справляющийся с возникающими методологическими и управленческими задачами». 

В ходе проекта были автоматизированы процессы планирования численности, оклада, надбавок, страховых и компенсационных выплат, премий, будущей перетарификации и других затрат. Для процесса детального планирования были введены показатели по среднесписочной численности, FTE и реализована возможность регулирования размера статьи затрат через изменение процента отклонения запланированной суммы от фактической. В системе был разработан новый метод сбора данных по вакансиям, который формирует элементы затрат для надбавок за стаж, премий с учетом планируемой даты заполнения вакансии. 

Организационная структура компании и подходы к управлению изменениями в организационном менеджменте были пересмотрены. На сегодняшний день при составлении бюджета данные для планирования расходов собираются точно на уровне должности с учетом орг. изменений, приемов и переводов. Стало возможным составление нескольких версий бюджета с учетом изменений в штате и заработной плате. 

В основу стоимости занятой и вакантной должности были заложены разные алгоритмы расчета. Теперь руководители отдела персонала по каждому гипермаркету «Глобус» могут проводить планирование затрат на каждый месяц и с учетом сезонности, создавать различные сценарии и моделировать планы затрат на основе различных прогнозных данных. Планирование происходит как для активного на момент начала планирования персонала, так и для вакансий и сотрудников, работающих по временному договору.

Ульянина Надежда, Начальник отдела персонала компании «Гиперглобус»: «Внедрение функциональности SAP ERP HCM по планированию затрат на персонал позволяет нам оптимизировать весь процесс планирования для всех гипермаркетов «Глобус», оценивать всю информацию, касающуюся фактических и плановых выплат на различных уровнях детализации. Сегодня мы имеем надежные и точные планы расходов на следующий финансовый год, расписанные на каждый месяц на уровне каждой должности и МВЗ. За счет создания различных алгоритмов расчета стоимости занятой и вакантной должности нам удалось оптимизировать до 1% свободных средств».

Шелыгин Алексей, к.э.н., руководитель проекта компании «Гиперглобус»: «Появление новой функциональности в SAP неизбежно ставит сотрудников компании перед новым вызовом и влечет за собой пересмотр действующих процессов и процедур. В ходе проекта были пересмотрены многие подходы: в администрировании персонала, каталоге видов оплаты и проводках по ним, в организационном менеджменте. Последний был приведен в соответствие реалиям компании, что в дальнейшем позволит реализовывать новые проекты в расширенной функциональности SAP ERP HCM».

Проект был реализован в 6 российских городах, где расположены гипермаркеты «Глобус»: Щелково, Климовск, Владимир, Рязань, Ярославль, Королев. Также в системе предусмотрели бюджетирование расходов на персонал в планируемых к открытию гипермаркетах.