Компания John Deere оптимизировала процесс закрытия финансового месяца с помощью ЭДО

John Deere является ведущим мировым производителем сельскохозяйственного оборудования и одним из лидеров по производству строительной, лесозаготовительной и садово-парковой техники. Российское представительство компании насчитывает несколько филиалов, в том числе продающее подразделение «Джон Дир Агрикалчерэл Холдингз» с головным офисом в Москве и ООО «Джон Дир Русь», объединяющее в себе центральный склад в Домодедово и заводы по производству в Домодедово и Оренбурге. На территории России компания работает с более чем 30 дилерами, поставляя запчасти и технику более чем в 120 дилерских центров.

Процесс оформления продажи дилерам состоит из двух этапов: сначала оформляются документы (счета-фактуры и товарные накладные ТОРГ-12) между ООО «Джон Дир Русь» и продающим подразделением компании «Джон Дир Агрикалчерэл Холдингз». Это более 40 000 документов в год, которые в конце каждого месяца печатались и заносились в архив, что отнимало значительное время у бухгалтерского отдела компании. Вторым этапом происходит выставление счетов-фактур и ТОРГ-12 дилерам компании. Это удваивает количество документов до 80 000 в год и значительно увеличивает затраты на обслуживание бумажного документооборота: печать, обработку и доставку документов.

Поэтому в конце 2011 года в российском представительстве John Deere началась работа по внедрению системы электронного юридически значимого документооборота (ЭДО) Диадок компании СКБ Контур. «Юридическая значимость электронных документов обеспечивается электронными подписями, документы не требуют распечатки и передаются через интернет. Бухгалтерия сразу же проявила интерес к системе ЭДО, – рассказывает Максим Вдовин, менеджер проекта Диадок.– Это естественно, так как ЭДО – это способ не только сократить неизбежные и никому не нужные издержки на бумажный документооборот, но и оптимизировать работу внутренних отделов компании».

Учет по продажам запасных частей в компании ведется в системе «1С: Предприятие 8.2», а по продаже техники – в SAP. Весной 2012 года в систему 1С был встроен внешний интеграционный модуль, разработанный СКБ Контур, который позволил обмениваться документами непосредственно из учетной системы. При этом не потребовалось никаких доработок конфигурации 1С, так как модуль был подключен как внешняя обработка. Необходимо было только настроить терминальный сервер системы под работу с интеграционным модулем, так как пользователи работают через удаленный рабочий стол. После проведенных работ компания отправила первые документы между подразделениями для сопровождения последующих сделок по запасным частям с дилерами. На данный момент в компании John Deere полноценно реализован ЭДО в учетной системе 1С и началось планомерное подключение дилеров к Диадоку.

«Теперь, когда у бухгалтерии нет необходимости тратить время на печать, подписание и архивирование внутренних документов по папкам, процесс закрытия финансового месяца стал быстрее и эффективнее. Если ранее в конце каждого месяца приходилось нанимать стажеров, то сегодня бухгалтерия не только самостоятельно справляется с объемом документооборота, но и решает дополнительные задачи по оптимизации работы. Система ЭДО является дополнительным фильтром своевременного распознавания всех ошибок в реализациях, таких, например, как отсутствие и длина обязательных реквизитов, соответствие единиц измерения и других, – рассказывает Антон Шиманов, менеджер проектов в сфере информационных технологий компании John Deere. – До перевода документооборота со всеми дилерами в электронный вид о значительной выгоде в финансовом плане говорить не приходится (несмотря на то, что она все же есть и складывается из экономии на хранении и рабочего времени), но большой вклад в эффективность работы ощутим во многих спектрах, указанных выше».

В ближайших планах компании перевод дилеров на ЭДО по сопровождению сделок по запасным частям, а так же завершение интеграции с системой SAP для перевода в электронный вид документооборота по продаже техники, включая подписание договоров.