Завершен очередной этап внедрения СЭД «ДЕЛО» в органах власти Республики Северная Осетия-Алания

Летом 2012 года Правительством Республики Северная Осетия-Алания было принято решение о создании единой системы электронного документооборота. На начальной стадии внедрения доступ в СЭД получили подразделения Администрации Главы и Правительства Республики, а также все органы исполнительной власти. На первом этапе проекта (август-сентябрь 2012 года) пользователями системы стали преимущественно специалисты служб документационного обеспечения.

Новый этап проекта, стартовавший осенью 2013 года, предусматривал дальнейшее развитие единой системы электронного документооборота: существенное увеличение количества рабочих мест, запуск работы с проектами документов и внедрение дополнительных опций. В проекте были задействованы все республиканские органы исполнительной власти (28 организаций) и органы местного самоуправления (8 организаций).

 Внедрение СЭД «ДЕЛО» в органах власти в качестве единой системы документооборота должно было решить следующие задачи:

•  создание единой информационной базы поддержки принятия управленческих решений; оптимизация потоков документированной информации в системе органов исполнительной власти Республики Северная Осетия-Алания;
•  внедрение унифицированного порядка работы с документами (единых принципов их регистрации, учета и обработки);
•  создание единой базы данных регистрационных карточек и файлов документов, подготовленных в электронной форме, с возможностью оперативного поиска по реквизитам и тексту файла;
•  обеспечение контроля прохождения документов с момента их получения или создания до завершения исполнения; исключение потерь документов;
•  сокращение сроков рассмотрения и повышение качества решения вопросов, изложенных в поступающих в органы власти обращениях граждан и организаций;
•  сокращение сроков разработки правовых актов;
•  автоматизация контроля исполнения документов, поручений и указаний руководства, оперативное получение информации о состоянии исполнения.

В рамках проекта специалистами компании «Бизнес ИТ» были проведены следующие работы:

1. Установлено 430 дополнительных рабочих мест системы «ДЕЛО». На основании анализа сложившейся практики документооборота и в соответствии с пожеланиями заказчика проведены дополнительные настройки СЭД.

2. Проведено обучение 10 групп пользователей, 2 группы технологов, 1 группы программистов. Всего обучено 430 пользователей индивидуально на местах, 89 пользователей в группах, 22 системных технолога. В процессе обучения с пользователями системы проведена «работа над ошибками» – разобраны типичные ситуации, возникающие в результате неправильных действий пользователей, показаны оптимальные алгоритмы работы в СЭД.

3. В районных администрациях развернуты отдельные сервера, проведена установка и настройка отдельных баз данных.

4. Проведена настройка подсистемы «Сервер электронного взаимодействия». Эта подсистема предназначена для организации электронного взаимодействия между Администрацией Главы и Правительства Республики Северная Осетия-Алания и администрацией местного самоуправления города Владикавказ. Напомним, что органы местного самоуправления Владикавказа с 2010 года работают в СЭД «ДЕЛО», и в настоящее время в АМС г.Владикавказа около 130 рабочих мест.

5. Установлены и настроены рабочие места дополнительной опции «Сканирование».

Итогом данного этапа стало существенное расширение числа пользователей СЭД «ДЕЛО» – сегодня в системе работают самые различные категории должностных лиц (от делопроизводителей до начальников отделов министерств и ведомств).

В перспективе заказчик планирует дальнейшее увеличение количества пользователей, в том числе за счет обеспечения доступа в СЭД руководителям высшего звена. Для этой категории планируется внедрение клиентских мобильных приложений, позволяющих работать в системе удаленно – с планшетов и смартфонов.

Также в дальнейших планах Правительства Республики – отработка регламента и постепенный переход к работе с проектами нормативно-правовых актов и исходящих писем в электронном виде, переход на безбумажный документооборот по определенным группам документов и создание условий для внедрения юридически значимого электронного документооборота с использованием электронной подписи.

Таким образом, по своим масштабам (по количеству внедренных рабочих мест и проценту охвата властных структур) проект в Северной Осетии приблизился к крупным региональным СЭД, созданным на базе программных продуктов ЭОС. Такие проекты компанией ЭОС и ее партнерами реализованы в Липецкой, Калининградской, Ростовской, Тульской областях, Республике Хакасия, Алтайском, Забайкальском, Камчатском краях, Ханты-Мансийском и других территориях.