rss Twitter Добавить виджет на Яндекс
Реклама:
     
 
 
 
     
     
 

ЕСМ-системы как спасение от «документного монстра»

Корпорация ЭЛАР примет участие в крупнейшей ежегодной конференции по управлению информацией Docflow 2015, которая пройдет 19 мая в Москве в деловом комплексе отеля «Рэдиссон Славянская».

Мероприятие Docflow традиционно является наиболее значимым событием для компаний ИТ-отрасли, предлагающих решения по организации электронного документооборота и занимающихся разработкой и внедрением систем управления корпоративной информацией. Одной из тем обсуждения на конференции станет долгосрочная, комплексная стратегия управления корпоративной информацией в цифровую эпоху. 

Несмотря на совершенствование систем управления информацией и появление новых решений в этой области, большинство компаний продолжают использовать и накапливать бумагу в процессе ежедневного делопроизводства. В силу положений действующего законодательства, в повседневной деятельности предприятия сегодня не только невозможно полностью отказаться от использования бумажных документов, но и необходимо сохранять их в течение регламентированного срока. Так, например, минимальный период хранения бухгалтерской документации составляет 5 лет после года ее использования.

Кроме того, корпоративная культура по-прежнему зачастую требует печатать документы для их утверждения и визирования руководителем. И даже в случае полной автоматизации документооборота внутри отдельной компании, взаимодействие с некоторыми контрагентами может продолжаться посредством обмена бумажными документами, которые должны впоследствии быть сохранены в соответствии с требованиями законодательства об архивном деле и отраслевыми нормами.

По оценке AIIM, 68 из 100 компаний испытывают неудобства от избыточного количества распечатанных документов (более 10% офисного пространства) и потери контроля над бумажными массивами. Порой компании проводят систематизацию и очистку архивов, чаще всего привлекая для таких работ сторонние организации. Но это временная мера, и вскоре груды бумаги возвращаются.

Сканирование документов и переход на электронный документооборот могут выглядеть в данном случае спасением. Однако вскоре компании сталкиваются с новыми неконтролируемыми массивами информации – теперь уже цифровыми. На смену шкафам, забитым бумагой, приходят файловые хранилища,  заполненные беспорядочным множеством электронных документов и их копий. Однако в отличие от ситуации с бумажными массивами, проблема потери контроля над объемами электронной информации становится очевидна далеко не сразу и требует больше времени для устранения.

Решением является внедрение информационной системы управления архивами – как электронными, так и бумажными. В рамках программы конференции эксперт корпорации ЭЛАР Илья Веригин представит доклад «Законодательство и здравый смысл: как остановить документного монстра?», в котором расскажет о том, как справиться с потоком бумажных и электронных документов в компании и установить контроль над массивами обрабатываемой информации в соответствии с правовыми нормами. Докладчик представит практическую модель управления корпоративной информацией при помощи ЕСМ-платформы и адаптированных к российским реалиям средств Records Management, с помощью которых можно не только структурированно хранить все электронные документы, исключить их дублирование и создание ненужных копий вовне, но и управлять бумажным архивом организации.

О применении подобной концепции в отраслевой деятельности и результатах долгосрочной стратегии построения «безбумажной бухгалтерии» в крупном холдинге с территориально разделенными подразделениями расскажет руководитель практики систем электронного документооборота «Объединенной металлургической компании» Владимир Журавлев.

Редактор раздела: Тимофей Белосельцев (info@mskit.ru)

Рубрики: Интеграция, Оборудование, ПО

Ключевые слова: ECM, docflow

наверх
 
 
     

А знаете ли Вы что?

     
 

MSKIT.RU: последние новости Москвы и Центра

19.04.2021 Регуляторные последствия пандемии

13.04.2021 Мировой рынок ПК вырос на 55 % за первый квартал

08.04.2021 Мир может ждать цифровая холодная война

07.04.2021 Современный ЦОД: умение адаптироваться

06.04.2021 Интернет-торговля: взлет на пандемии

31.03.2021 Пир во время чумы. Какие ИТ-сегменты пошли в рост в пандемию

23.03.2021 На грани гибридных потрясений

16.03.2021 Пандемия подстегнула онлайн-покупки товаров для дома и ремонта

NNIT.RU: последние новости Нижнего Новгорода

ITSZ.RU: последние новости Петербурга