EOS for SharePoint в ГК «Пионер»: 500 пользователей работают с документами в едином информационном пространстве

Группа компаний «Пионер», один из крупнейших девелоперов Москвы и Санкт-Петербурга, завершила внедрение СЭД. Для создания единого информационного пространства и автоматизации процессов документационного обеспечения выбрано решение EOS for SharePoint (разработчик – компания ЭОС). В промышленную эксплуатацию система запущена в феврале 2019 года, и на сегодняшней день в ней работает 500 сотрудников. Проект реализован «золотым партнером» ЭОС – компанией «Офис-Док» (г. Санкт-Петербург).

Группа компаний «Пионер» работает на российском рынке 18 лет. Специализируется ГК на градостроительных проектах многофункциональной и комплексной жилой застройки с последующим управлением и сервисным обслуживанием. Портфель завершенных и текущих проектов девелопера – около 3 млн кв. м.

До внедрения EOS for SharePoint в ГК «Пионер» наблюдалась ситуация, типичная для многих крупных динамично развивающихся структур: разрозненные системы работы с документами, созданные на разных версиях платформы SharePoint (следствие – проблемы с быстродействием и обменом информацией) плюс большое количество иных специализированных программных продуктов (следствие – трудности с экспортом/импортом и дублированием данных).

Главной целью внедрения EOS for SharePoint в ГК «Пионер» стало создание единого пространства для обмена информацией̆ между участниками бизнес-процессов компании и различными корпоративными системами. Заказчику требовалось:

  • заменить разрозненные системы для работы с документами на единую, решить вопросы быстродействия;
  • оптимизировать бизнес-процессы документационного обеспечения, согласования контрагентов, наладить контроль за сроками исполнения поручений, обеспечить гибкость и быстроту поиска документов;
  • создать единую инфраструктуру обмена документами за счёт интеграции СЭД с широким пулом других программ (для бухгалтерских нужд, для проектного управления, юридических служб, кадровой службы и ряда других подразделений).

 

Главной особенностью проекта стало большое количество интеграций разных продуктов между собой через шину данных. В целом на работы по внедрению потребовалось около полугода.

На подготовительном этапе специалисты компании «Офис-Док» исследовали текущую ИТ-инфраструктуру и определили порядок встраивания в нее новой СЭД, проанализировали бизнес-процессы, подлежащие автоматизации, выработали правила настройки, подготовили исторические данные для миграции, а также существующие справочники к интеграции. Тогда же были окончательно определены ключевые задачи, которые требовалось решать с помощью EOS for SharePoint:

  • формирование единого хранилища электронных документов, создаваемых и обрабатываемых в СЭД;
  • определение и настройка маршрутов движения и жизненных циклов документов, обрабатываемых в контуре СЭД;
  • автоматизация процессов создания, утверждения, регистрации, контроля исполнения, рассылки, поиска документов;
  • разработка функций и процессов согласования;
  • работа с ключевыми справочниками;
  • управление правами доступа;
  • разработка пользовательского интерфейса (включая формы ввода-вывода и меню).

В ходе внедрения документные процессы из имеющихся СЭД перенесены в EOS for SharePoint и адаптированы с учетом актуальных изменений в деятельности компании. Система мигрировала на платформу Microsoft SharePoint 2016. В результате в новой СЭД автоматизированы важнейшие бизнес-процессы: общий документооборот; работы по договорам с покупателями; по трудовым договорам и договорам ЦФО; работа с заявками (доверенности, разработка договоров); согласование контрагентов и ряд других. Реализована возможность безопасного доступа для внешних пользователей.

Также в рамках проекта разработаны сервисы интеграции с CRM, с шиной данных и модуль миграции исторических данных в новую СЭД. Доработана эргономика АРМ и стиль пользовательского интерфейса. Оформление системы выполнено в фирменных цветах в соответствии с брендбуком заказчика. Для ключевых пользователей специалистами компании «Офис-Док» проведено обучение.

Работы по настройке и тестированию завершились в декабре прошлого года. Все задачи, поставленные в момент старта проекта, решены в ожидаемое время. С января 2019 года началась опытно-промышленная эксплуатация, а с февраля EOS for SharePoint запущена в полностью промышленный режим. В системе работает 500 пользователей.

Опыт использования EOS for SharePoint в текущем году уже дает возможность оценить первые результаты внедрения новой СЭД. Специалисты ГК «Пионер» отмечают, что согласование стало более «прозрачным» – понятно, у кого и как долго находится документ. Согласование контрагентов для службы безопасности стало более удобным. Кроме этого, СЭД позволила начать оптимизацию бизнес-процессов согласования документов.

Заказчик продолжает совершенствовать созданную ИТ-инфраструктуру. В сотрудничестве с компанией «Офис-Док» дорабатывается узкоспециализированный функционал, настраиваются дополнительные интеграции, обучаются новые пользователи. Есть и перспективные задачи, на будущее: автоматизация работы с архивом и архивного хранения документов; разработка отчетов по срокам согласования документов (с целью влияния на повышение исполнительской дисциплины); расширение реквизитного состава, добавление процессов обмена с другими системами через шину данных и ряд других.

Редактор раздела: Александр Авдеенко (info@mskit.ru)

Рубрики: Интеграция, ПО, Управление документами

наверх
 
 
     

А знаете ли Вы что?

     
 

MSKIT.RU: последние новости Москвы и Центра

22.10.2019 Саечка за испуг. Правительство пошло навстречу ИТ-гигантам

10.10.2019 Блокчейн во впадине разочарования

08.10.2019 GSMA прогнозирует России лидерство среди стран СНГ по коммерциализации услуг 5G

07.10.2019 Операторы доставки ТВ-контента не умрут, но будут жить менее счастливо

02.10.2019 SelectelTechDay: в мире высокоуровневых платформ

01.10.2019 Ноутбуки – драйвер рынка игровых устройств

26.09.2019 «ЭР-Телеком» хочет нарастить выручку до 90 млрд рублей

16.09.2019 EOS for SharePoint в ГК «Пионер»: 500 пользователей работают с документами в едином информационном пространстве

NNIT.RU: последние новости Нижнего Новгорода

22.10.2019 Саечка за испуг. Правительство пошло навстречу ИТ-гигантам

10.10.2019 Блокчейн во впадине разочарования

08.10.2019 GSMA прогнозирует России лидерство среди стран СНГ по коммерциализации услуг 5G

07.10.2019 Операторы доставки ТВ-контента не умрут, но будут жить менее счастливо

02.10.2019 SelectelTechDay: в мире высокоуровневых платформ

01.10.2019 Ноутбуки – драйвер рынка игровых устройств

26.09.2019 «ЭР-Телеком» хочет нарастить выручку до 90 млрд рублей

16.09.2019 EOS for SharePoint в ГК «Пионер»: 500 пользователей работают с документами в едином информационном пространстве

ITSZ.RU: последние новости Петербурга

22.10.2019 Саечка за испуг. Правительство пошло навстречу ИТ-гигантам

16.10.2019 Tele2 намерен занять петербургское метро

10.10.2019 Блокчейн во впадине разочарования

09.10.2019 МегаФон увеличит кэшбэк за лояльность

08.10.2019 GSMA прогнозирует России лидерство среди стран СНГ по коммерциализации услуг 5G

07.10.2019 Операторы доставки ТВ-контента не умрут, но будут жить менее счастливо

02.10.2019 SelectelTechDay: в мире высокоуровневых платформ

01.10.2019 Ноутбуки – драйвер рынка игровых устройств