Автодилер повышает эффективность бизнеса. С помощью ИТ

ООО «Тойота Мотор», национальная компания по маркетингу и продажам одного из крупнейших мировых автомобильных концернов Toyota Motor, начиная с апреля 2002 года обладает правом на совершение операций по ввозу и распространению на территории Российской Федерации автомобилей, запасных частей и аксессуаров Toyota и Lexus. В настоящее время продажами автомобилей Toyota в России занимаются 35 официальных дилеров компании, 9 из которых находятся в Москве. За I квартал 2007 года через сеть официальных дилеров и авторизованных сервисных станций Toyota было продано более 29 тыс. автомобилей, что почти в 2 раза превысило аналогичный показатель по продажам за I квартал 2006 года.

Компания PM Expert работает в области управления проектами в России, предлагает комплексные услуги консалтинга, аутсорсинга управления проектами. Услуги PM Expert нацелены на достижение стратегических бизнес-целей заказчика через эффективное управление проектами, ориентированы на все уровни менеджмента – стратегический, тактический, операционный – и применимы к различным типам проектов – организационным, технологическим, инновационным и производственным. Среди крупных клиентов PM Expert – «РОСНО», РАО «ЕЭС России», «ТНК-BP».

PM Expert оказывает компании «Тойота Мотор» услуга аутсорсинга управления проектами, начиная с 2005 года. В 2005 году под руководством компании РМ Expert в ООО «Тойота Мотор» внедрены информационные системы, предназначенные для оптимизации бизнес-процессов. Это система бюджетирования компании, OLAP система анализа деятельности компании по продаже автомобилей, CRM-система, модуль учета страховых случаев, модуль для автоматизации доставки автомобилей по новой логистической цепочке, пилотный проект система для управления продажами дилеров и WEB-портал взаимодействия с сервисными подразделениями дилеров. Управление проектами включало как выбор информационных систем по проектам, так и выбор подрядчиков, команда РМ Expert отвечала за управление ресурсами ООО «Тойота Мотор» и подрядчиков на всех стадиях реализации проектов. Для обеспечения качества управления проектами использовались методологические разработки по управлению проектами компании, основанные на стандартах PMI.

«Проекты были успешно завершены совместными усилиями наших компаний, причем два из них со значительными – в 1,5-2 раза - сокращениями первоначально запланированного бюджета. Также была создана и внедрена методологическая база для управления последующими проектами, улучшена и стандартизована организационная структура проектов, повышена проектная культура», - прокомментировал директор управления общего администрирования и финансов ООО «Тойота Мотор» Анджей Муравски.

К концу 2006 года специалистами департамента аутсорсинга управления проектами компании PM Expert для компании «Тойота Мотор» были завершены 3 проекта по автоматизации процесса финансового планирования и контроля, 5 проектов по развитию бухгалтерско-складской системы по учету операций с запчастями и аксессуарами, проект внедрения новой логистической схемы доставки автомобилей, проект интеграции CRM-модуля с учетной системой call-центра и проект разработки системы автоматизации деятельности департамента развития дилерской сети.

Если говорить более детально, то в рамках упомянутых 3-х проектов по автоматизации процесса финансового планирования и контроля на 2006 год компания PM Expert осуществила управление проектами автоматизации процесса подготовки трехлетнего бизнес-плана, автоматизации финансового анализа ключевых показателей деятельности компании, развития и адаптации автоматизированной системы бюджетирования для подготовки бюджета на 2007 год. Проекты, направленные на развитие бухгалтерско-складской системы ООО «Тойота Мотор» по учету операций с запчастями и аксессуарами, со стороны компании PM Expert включили в себя реализацию и внедрение ряда новых функций и модулей, обеспечивающих дополнительную автоматизацию деятельности направления «after sales». Проект интеграции CRM-модуля с учетной системой call-центра обеспечивает поступление всей необходимой информации о клиентах в автономном режиме, а также готовность CRM-системы к работе с неограниченным числом клиентов. По итогам реализации проекта интеграции CRM-модуля «Тойота Мотор» с учетной системой внешнего call-центра с сотрудников отдела по работе с клиентами «Тойота Мотор» была снята значительная часть рутинной нагрузки.

На 2007 год компаниями запланировано продолжение и расширение сотрудничества «Тойота Мотор» и PM Expert.

У данного заказчика проходили и другие проекты в сфере ИТ. Так, в декабре 2003-го года компания «Атанор» закончила работы в конференц-зале московского представительства компании «Тойота-Мотор». Структурно конференц-зал состоит из проекционной системы, системы озвучивания на две половины зала, системы коммутации аудио и видео сигналов, а также из системы управления всем оборудованием в зале. В данном случае устройством управления служил наладонный компьютер компании НР со встроенной Wi-Fi-картой, посредством которой и осуществляется управление всем оборудованием.

В начале декабря 2005 года компания Columbus IT Partner завершила ключевой этап проекта по внедрению в «Тойота Мотор» продукта Microsoft Business Solutions–Axapta. Менее чем за два года были автоматизированы ключевые области деятельности российской дистрибьюторской компании: планирование закупок автомобилей, управление закупками, контроль над процессом доставки автомобилей дилерам и учет продаж дилеров, ведение расчетов с дилерами и заводом-поставщиком и отражение накладных расходов, учет гарантийной регистрации и гарантийных требований (через веб-интерфейс), построение ключевых показателей эффективности (KPI) сервисного обслуживания и реализации запчастей – через веб-интерфейс. Система позволяет компании и ее дилерам (через интернет-портал) оперативно получать информацию о наличии конкретных автомобилей на складе или их движении к салонам продаж. Кроме того, в Microsoft Axapta созданы отчеты для бухгалтерии в части закупок, перемещения и продаж автомобилей. В системе несколько десятков пользователей.

В конце июля 2005 года компания «Микротест» сообщила о завершении проекта по созданию в «Тойота Мотор» системы бюджетирования на базе Cognos Enterprise Planning. Внедрение системы бюджетирования осуществлялось в два этапа: создание системы планирования и создание системы контроллинга. Созданная специалистами «Микротест» система охватывает весь бюджетный цикл компании «Тойота Мотор»: формирование бюджета доходов и расходов ЦФО, бюджета движения денежных средств, контроль исполнения бюджетов, формирование скользящих прогнозов на год вперед по доходам и расходам и движению денежных средств. Также в ходе проекта была произведена консолидация финансовой отчетности с исключением внутренних оборотов, автоматизирован процесс сбора информации от конкретных подразделений и регламент процедуры согласования и утверждения бюджета. Главная особенность данного проекта и одновременно его сложность заключалась в том, что специалисты «Тойота Мотор» начали работать с системой еще в процессе ее внедрения и настройки. В ходе проекта команда специалистов «Микротест» произвела интеграцию внедряемого решения с используемыми в «Тойота Мотор» системами «1С:Бухгалтерия» и Microsoft Axapta. Проект длился 10 месяцев.