Применение информационных технологий в работе органов власти позволяет решить ряд важнейших задач, от которых во многом зависит эффективность работы госаппарата. В числе таких задач особо выделяются качество обработки большого количества данных, скорость принятия решений и быстрота их исполнения. Поэтому электронный документооборот и автоматизация основных процессов взаимодействия повсеместно становятся одними из важнейших направлений модернизации работы органов власти.

Внедрение системы электронного документооборота и управления взаимодействием DIRECTUM в Администрации Уватского МР проходило с мая по сентябрь 2009 года. В качестве поставщика ПО и интегратора выступил ООО "РАСТАМ – Информационные технологии" – Сертифицированный партнер компании DIRECTUM. Проект был направлен на решение ряда важнейших задач, связанных с оптимизацией взаимодействия подразделений, автоматизацией работы с документами и переводом на новый уровень культуры ведения дел.

Внедрение осуществлялось согласно апробированной технологии. На первом этапе специалистами ООО "РАСТАМ – Информационные технологии" было проведено обследование внутренних процессов Администрации Уватского МР. Данные анализа позволили максимально эффективно подготовить систему для работы в специфических условиях делопроизводства в государственных органах. На этом же этапе были разработаны универсальные маршруты движения документов и проведено обучение служащих. Для сотрудников Администрации, в соответствии с произведенными модификациями, был специально разработан регламент работы в системе DIRECTUM.

Параллельно начальным работам и обучению ИТ-специалистов заказчика была произведена установка и настройка системы на рабочих местах под контролем специалистов исполнителя. В ходе внедрения были автоматизированы ключевые процессы работы с документами – все процессы делопроизводства, учет обращений граждан, контроль исполнения документов, создание надежного и безопасного электронного хранилища документов, согласование договорных документов.

К началу промышленной эксплуатации в системе было зарегистрировано более 60 сотрудников: от руководителей, принимающих на рассмотрение документы в электронном виде, до рядовых служащих, которые получают в электронном виде распоряжения и резолюции по документам. Благодаря механизму ЭЦП, реализованному в системе, согласование различных документов было полностью переведено в электронный вид.

В дальнейшем планируется постоянное увеличение охвата автоматизации с включением новых пользователей и новых процессов.

Согласно договору, с сентября 2009 года специалисты ООО "РАСТАМ – Информационные технологии" будут представлять все необходимые консультационно–методические услуги в рамках технической поддержки системы DIRECTUM.

Уже сейчас заказчик отмечает положительные изменения в работе, появившиеся в результате внедрения системы DIRECTUM: повысилось качество работы со всеми типами документов. Благодаря механизмам контроля у заказчика появилась возможность отслеживать местонахождение документа и фиксировать исполнение поручений. Таким образом, внедрение системы электронного документооборота и управления взаимодействием DIRECTUM полностью модернизировало методы работы с документами и перевело процессы взаимодействия на новый уровень, что повысило оперативность работы и качество работы сотрудников администрации.