Компания «Аллер Петфуд» организовала коммуникации сотрудников и работу с внутренними документами при помощи DeskWork

После получения продукта от компании Softline системные администраторы «Аллер Петфуд» смогли установить его за один день с помощью подробной инструкции, приложенной к продукту разработчиками, при этом не потребовалось обращений в службу поддержки.

В первую очередь, на портале были настроены модули «Адресная книга», «Раздел Общие документы», «Новости компании», а также «Информеры».

«С помощью информеров мы сразу установили погоду в двух городах, в которых у нас располагаются производственные площадки: Санкт-Петербурге и Твери. Также мы включили в информеры динамику пробок в Санкт-Петербурге, курсы валют, календарь праздников и отсчет времени до нового года, – рассказывает Минченок Татьяна Дмитриевна, Специалист по управлению качеством ООО "Аллер Петфуд", – создали раздел с общим доступом для сотрудников и выложили туда все корпоративные фотографии».

По словам Татьяны Минченок, руководство ООО «Аллер Петфуд» в числе основных ставило перед сотрудниками ИТ-отдела задачу создать портал, на котором можно будет выкладывать внутренние нормативные документы. Данная необходимость была вызвана тем, что в компании начался процесс внедрения системы менеджмента качества.

При анализе первого опыта использования сотрудниками компании портала было выяснено, что чаще всего посещается страница «Дни рождения» и раздел, на котором размещены внутренние нормативные документы. Файлы в этом разделе размещены в формате pdf. с запретом на печать. Предполагается, что те, у кого есть рабочие места, читают документы с портала, а если кому-то нужен печатный экземпляр, то он может по официальной заявке получить его в секретариате.

Постоянно обновляется центральная страница портала. На ней размещаются все новости, и с помощью гиперссылок пользователи могут перейти на конкретные страницы. По распоряжению Генерального директора компании портал по умолчанию является стартовой страницей при запуске браузера. Данная настройка выполнена системным администратором таким образом, что при включении компьютера с утра автоматически запускается веб-браузер, и на компьютере каждого сотрудника открывается корпоративный портал.

Использование корпоративного портала DeskWork в повседневной работе помогло компании ООО «Аллер Петфуд» наладить многие рабочие процессы. Среди них можно назвать следующие: получение актуальной информации сотрудниками, налаживание внутренних коммуникаций, а также – что самое главное при внедрении системы менеджмента качества – налаживание работы по управлению внутренними нормативными документами. Теперь работники компании пользуются только актуальными документами, а все бумажные копии документов учитываются.