Специалисты КС-Консалтинг внедрили «О7.ДОК» в лечебно-профилактических учреждениях Владимирской области

Система «О7.ДОК» по модели SaaS является совместной разработкой компаний «Ростелеком» и «Электронные Офисные Системы» (ЭОС). Как и другие решения класса СЭД/ECM, облачный сервис «О7.ДОК» предназначен для ведения электронного документооборота, автоматизации бизнес-процессов и управленческих функций предприятия.
 
Применение модели SaaS (software as a service) подразумевает предоставление заказчику интернет-доступа к программному обеспечению, размещенному на удаленном сервере поставщика услуг. При этом провайдером таких услуг выступает компания «Ростелеком», предоставляя сервера и доступ к ПО через защищенные каналы, в то время как компания ЭОС и ее партнеры выполняют весь комплекс работ по внедрению, настройке и технологическому сопровождению СЭД.
 
Основное преимущество такой технологии заключается в существенной экономии на затратах, связанных с покупкой, установкой и содержанием серверного оборудования и работающего на нем программного обеспечения. Сам сервис «О7.ДОК» разработан на базе платформы eDocLib – свободно конфигурируемой системы управления корпоративной информацией, обладающей широким кругом возможностей и позволяющей на ее основе создавать универсальные решения, адаптированные под нужды конкретной организации. За счет гибкости настроек и возможности конфигурирования, облачная система «О7.ДОК» может применяться как в коммерческих организациях различной направленности и масштаба, так и в государственных структурах.
 
Проект внедрения СЭД «О7.ДОК» в ГБУЗ Владимирской области «Медицинский информационно-аналитический центр» был запущен в декабре 2012 г. в рамках программы модернизации здравоохранения области на 2011-2013 гг. Основной целью проекта стала организация обмена электронными документами посредством защищенных каналов связи между МИАЦ, Департаментом здравоохранения и всеми подведомственными лечебно-профилактическими учреждениями (ЛПУ) Владимирской области.
 
Первой стадией развертывания проекта стало обеспечение технической возможности подключения лечебных учреждений к защищенной ведомственной сети передачи данных. В конце апреля 2013 года прошло совещание представителей МИАЦ и компании ЭОС, где были выдвинуты все требования к развертываемой системе, а также определён исполнитель проекта – компания «КС-Консалтинг», партнер ЭОС на территории Сибирского федерального округа. Выбор сибирской компании был не случайным – из всех партнеров ЭОС именно «КС-Консалтинг» является, пожалуй, самым опытным интегратором систем, выстроенных на базе платформы eDocLib. К тому же специалистами компании создано собственное прикладное решение на базе данной платформы – «eDocLib: АктивБизнес», предназначенное для предприятий среднего и малого бизнеса.
 
До внедрения системы учет документов в органах здравоохранения Владимирской области осуществлялся в регистрационных журналах, в то время как обмен документами происходил, как правило, в виде бумажных копий, а также путем пересылки отсканированных документов по электронной почте. Такая схема движения предполагает неоправданную трату времени участников документооборота, является не прозрачной и накладывает определенные риски потери документов. Все это явилось предпосылкой необходимости автоматизации и упорядочения документооборота, сформировав перед руководством МИАЦ основные задачи внедрения СЭД:
 

•     перевод регистрации документов в электронный вид, организация обмена электронными документами;
•     автоматизация полного жизненного цикла документа;
•     сокращение времени поиска нужной информации за счет систематизации и классификации зарегистрированных в системе документов;
•     организация личного рабочего места пользователя системы (возможность персональных настроек оповещения, создание личных папок, поисковых запросов и т.д.);
•     обеспечение возможности контроля исполнения задач, ведения отчетов исполнителей, протоколирование всех действий пользователя с документом и др. 

 
Согласовав с заказчиком цели и задачи проекта, специалисты компании «КС-Консалтинг» приступили к непосредственному внедрению системы. Первым этапом работ стало обследование действующего документооборота, а также изучение и анализ нормативной базы, регламентирующей работу с документами в Департаменте здравоохранения администрации Владимирской области, медицинском информационно-аналитическом центре и во всех лечебно-профилактических учреждениях. Затем специалисты «КС-Консалтинг» приступили к тщательному изучению правил, схем и маршрутов движения документов, провели детальный опрос ключевых участников документооборота. В итоге была сформирована общая технологическая концепция работы пользователей, определяющая настройки внедряемой системы.
 
Сформированная в результате обследования модель работы с документами стала основой для написания регламента работы в единой системе электронного документооборота (ЕСЭД). Поскольку «О7.ДОК» - это облачная система, не требующая установки ПО и СУБД на рабочих местах и сервере организации-заказчика, весь предполагаемый для стандартного внедрения системы объем работ был заменен не продолжительным по времени развертыванием пула и узла «О7.ДОК» на сервере компании «Ростелеком». Это позволило значительно сократить сроки реализации и материально-финансовую базу проекта. Завершив обследование действующего документооборота, сформировав все необходимые инструкции и модели работы с документами, специалисты «КС-Консалтинг» сразу же приступили к настройке системы.
 
В основу работы системы в ЕСЭД лег принцип однократной регистрации документа, что позволило сократить время на перерегистрацию в подведомственных учреждениях. При регистрации в системе к РКК (регистрационно-контрольной карточке) прикрепляется электронный образ документа, после чего дальнейшая работа с документом ведется непосредственно в самой системе электронного документооборота, а не с бумажными копиями.
 
Движение регистрационной карточки в рамках ЕСЭД осуществляется при помощи таких инструментов, как выдача и контроль поручений различного типа: «Резолюция», «На рассмотрение» и «На ознакомление». При этом поручения группы «Резолюция» предусматривают создание отчета о проделанной работе, в то время как другие поручения выдаются без требования отчетности. Также в ЕСЭД «О7.ДОК» была налажена внутренняя пересылка документов между пользователями системы.
 
По завершению начального этапа внедрения рабочими местами системы были обеспечены все участники документооборота в информационно-аналитическом центре, а также все ключевые участники в Департаменте здравоохранения администрации Владимирской области. Лечебно-профилактические учреждения получили не более 3х рабочих мест системы, предназначенные преимущественно для делопроизводителей и руководителей структур. Это количество вполне достаточно для решения задачи обмена документами между подведомственными учреждениями в электронном виде, однако не удовлетворяет всех потребностей ЛПУ в организации безбумажного электронного документооборота внутри самой организации. Поэтому заказчик планирует дальнейшее развитие проекта.
 
Об первых итогах внедрения решения «О7.ДОК» в своем интервью рассказала Мария Дегтерева - директор ГБУЗ ВО «МИАЦ» (г. Владимир): «…На сегодняшний день мы внедрили полностью электронный документооборот в Медицинском информационно-аналитическом центре г. Владимира, где установлено около 40 рабочих мест. Начали, конечно, с руководителей, я сама прошла обучение. Теперь все поручения идут через «О7.ДОК», а секретарь настолько трепетно относится к работе с данным решением, что у нас теперь из МИАЦ не уходит ни одного документа, если он не зарегистрирован в системе. В целом, первый этап внедрения затронул 112 лечебных учреждений или 352 пользователей (технологи, руководители, секретари). Вторым этапом внедрения «О7.ДОК» будет охвачено еще больше пользователей…»
 
Говоря о перспективах развития ЕСЭД, Мария также отметила: «…Что касается текущей эволюции, то сегодня мы занимаемся интеграцией электронного документооборота с web-отчетностью. Дело в том, что у нас существует web-портал, где каждое лечебное учреждение обязано заполнять специальные отчеты и мониторинги, – весь процесс контролируют наши специалисты. В случае же, если портал будет интегрирован с системой электронного документооборота, контроль будет осуществляться эффективнее, – специалисты МИАЦ будут полностью уверены в том, что сотрудники учреждений получали письмо с требованием заполнить отчет…»