54% российских ИТ-руководителей планируют перевести бумажные архивы в электронный вид уже в ближайшие три года: исследование Coleman Parkes и Ricoh

Перевод бумажных документов в цифровой формат значительно упростит процесс принятия бизнес-решений – в этом уверены 88% руководителей европейских и российских компаний, опрошенных экспертами агентства Coleman Parkes в ходе исследования по заказу компании Ricoh, одного из ведущих мировых поставщиков печатной техники и решений для документооборота. При этом большинство принявших участие в опросе топ-менеджеров утверждают, что сейчас документооборот в их компаниях неэффективен, и важнейшие бизнес-данные буквально погребены в кипах бумажных документов. 

Результаты исследования показывают, что более 50% европейских и 45% российских компаний хранят информацию о своей деятельности за последние 5-10 лет исключительно в бумажном виде. Это не только усложняет процесс принятия решений, но и негативно сказывается на операционной эффективности. Почти 63% топ-менеджеров крупнейших в Европе коммерческих структур и 61% руководителей российских организаций признают, что на поиск необходимых данных в бумажных документах они тратят слишком много времени. К тому же это весьма дорогостоящая процедура, так как архивы зачастую хранятся в разных офисах и подразделениях у разных сотрудников. 

«Оцифровка» бумажных документов, по мнению ИТ-руководителей, – это возможность не только повысить эффективность бизнес-процессов в компаниях, но и снизить расходы. Около 70% опрошенных экспертами Coleman Parkes руководителей крупных европейских компаний уверены, что перевод информации в электронный вид обеспечит экономию средств на уровне 5-20% операционных затрат. Российские топ-менеджеры еще более оптимистичны в своих ожиданиях – в потенциальном сокращении расходов до 20% в ходе «оцифровки» бумажных архивов уверены 77% участников. 

«Топ-менеджеры прекрасно понимают, что речь идет не просто о переводе бумажных документов в цифровой формат – для компаний это один из шагов к эффективной работе с «большими данными», – отметил Дэвид Миллз, исполнительный директор Ricoh Europe. – Важнейшая для организации эффективной работы информация содержится в бумажных документах и остается невостребованной. И 76% опрошенных нами руководителей крупнейших в Европе компаний признались, что могли бы более качественно проанализировать причины предыдущей рецессии и минимизировать влияние текущего экономического спада, если бы доступ к архивным данным был проще. А в России этот тренд ощущается еще более остро – здесь 91% топ-менеджеров уверены, что могли бы использовать архивные данные более эффективно». 

Как отмечают эксперты Coleman Parkes, чаще всего бумажную документацию используют отделы HR, финансов и логистики – именно в этих сферах хранение данных жестко регламентировано на законодательном уровне. Тем не менее, перевод бумажных документов в электронный формат является приоритетной задачей для большинства компаний. Так, 6 из 10 опрошенных руководителей надеются полностью завершить этот процесс в течение ближайших трех лет. 

*В исследовании приняли участие 735 специалистов CIO, ИТ-директоров, руководителей ИТ-департаментов и ведущих специалистов в области информационных технологий, которые работают в различных сферах экономики в странах Европы (Великобритания, Франция, Германия, Испания, Италия, Нидерланды, Бельгия, Швеция, Финляндия, Швейцария, Россия).