Группа Компаний ПИК является одним из девелоперов в области жилой недвижимости. Приоритетным направлением деятельности является строительство современного доступного жилья преимущественно в сегменте индустриального домостроения. В Группу входит свыше 50 дочерних и зависимых обществ в различных регионах России, штат сотрудников насчитывает около 11 000 человек.

Для повышения эффективности работы с договорными документами в конце 2013 года руководством Группы было принято решение о начале проекта внедрения системы управления договорными документами на базе платформы DIRECTUM. В качестве интегратора по итогам тендера была привлечена компания Акелон, генеральный партнер DIRECTUM.

Разработанное на платформе системы DIRECTUM решение позволило автоматизировать основные процессы работы с договорными документами, начиная с оформления заявки на разработку текста документа, согласования договора, заканчивая процессами расторжения и аннулирования.

DIRECTUM был интегрирован в существующую ИТ-инфраструктуру Группы, обеспечив автоматический обмен данными с бухгалтерской системой, казначейством, архивом тендеров, CRM и другими системами.

Для обеспечения удобного перехода работы пользователей, перед началом проекта в систему DIRECTUM было загружено более 80 000 исторических договорных документов за последние два года. Это позволило сократить трудозатраты при создании новых подчиненных документов (дополнительных соглашений, соглашений о расторжении и пр.) и обеспечить наличие в системе полных «цепочек» договорных документов.

На текущий момент в системе DIRECTUM ежедневно создаются порядка 250 договорных документов (с учетом автоматического получения данных из других информационных систем), запускается более 1000 задач по различным типовым маршрутам.

В ближайших планах ГК ПИК – дальнейшее развитие системы и тиражирование в дочерних и зависимых обществах Группы.

Сергей Ромашев, руководитель проекта компании Акелон:

В начале проекта перед нами были поставлены довольно амбициозные цели: предстояло запустить систему сразу в 11 предприятиях, количество пользователей в которых составило более 1000 человек, интегрировать систему с существующей ИТ-инфраструктурой Группы, провести миграцию более 80 000 договорных документов. DIRECTUM стал разумным выбором в качестве платформы, способной в довольно сжатые сроки проекта обеспечить выполнение всех требований Заказчика. Подтверждением этому являются результаты внедрения и надежность системы, обеспечивающей создание и согласование более чем 2000 договорных документов в день. В настоящее время система переведена в промышленную эксплуатацию, ведутся работы по тиражированию системы в остальных предприятиях Группы.

Потешкин Валентин Сергеевич, Начальник отдела контроля качества и внутренней эффективности ОАО «Группа Компаний ПИК», руководитель проекта:

Проект продолжался около года. Самым продолжительным стал этап проектирования системы – команде проекта предстояло учесть особенности и нюансы работы всех подразделений с различными видами договоров, чтобы на выходе заложить в систему удобные, гибкие механизмы использования и сопровождения системы. Такой подход применялся не только для десяти пилотных предприятий, но и с целью обеспечить дальнейшее тиражирование системы с минимальными доработками. Результатом стала разработанная на платформе DIRECTUM система работы с договорными документами, обладающая как удобным пользовательским интерфейсом, высокой скоростью работы и надежностью, так и необходимой гибкостью и простотой в настройке.